+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Содержание

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов.

Невостребованные трудовые книжки

Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.
Что считается порчей: Неправильное содержание книжки Исправления, вычеркивания, необоснованные записи.

Механическая порча Порванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные — восстановят.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Утеря документа происходит по двум схемам: Утрата владельцем Он может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр.
Потеря работодателем В ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д.
В любом случае требуется дубликат.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Трудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку – трудовая книжка.

Это правило удается соблюсти в 99% случаев и ни один нормальный кадровик не будет от него отступать.

В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна.

Внимание Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих.
Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье.

А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то трудовых книжек.

Его дело – отдать ее и соблюсти обязанность работодателя.

8.4 учет и хранение трудовых книжек

Важно Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии.
Единственное условие – её правильное оформление. Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках.
Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет.

Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца.

По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Восстановление трудовых книжек через архив

Работник достигает пенсионного возраста, когда ему необходимы соответствующие кадровые документы для назначения пенсии.

Кто должен вернуть ему трудовую книжку в случае смерти его работодателя, и на кого возложена ответственность за выдачу трудовой книжки? А ведь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Конечно, по закону работнику после подачи им заявления с просьбой о назначении трудовой пенсии предоставляется трехмесячный срок для предъявления недостающих документов.

Но хватит ли этого времени, чтобы в упомянутых обстоятельствах собрать все сведения? А поскольку Пенсионный фонд вряд ли согласится назначить пенсию работнику без предъявления трудовой книжки (заверенной копии), то обращение в суд последнего будет неизбежным.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии.

В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится.

Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.
Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Порядок хранения Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке».

Ответить с цитированием Вверх ▲

  • 30.07.2007, 08:04 #6 В ст.66 ТК РФ нет ни слова о хранении трудовых книжек. В Правилах — есть? Значит, придется бедным хранить… Ответить с цитированием Вверх ▲

Источник: https://fundsnet.ru/kak-hranit-nevostrebovannye-trudovye-knizhki/

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Две недели назад один из наших работников подал заявление об увольнении по собственному желанию. В день увольнения (в свой последний рабочий день) он не вышел на работу и, соответственно, не подписал приказ об увольнении, не получил свою трудовую книжку.

С работником пробовали связаться, но на телефонные звонки он не отвечает, по адресу фактического проживания, указанному в личной карточке в настоящее время не находится – скорее всего уехал в другой регион (там его семья).

Что теперь делать с его трудовой книжкой? Отправлять по месту его постоянного жительства? Но ведь для этого нужно получить его согласие…

Скажем сразу: работника обязательно следует уволить в последний день предупреждения об увольнении, даже если он по какой-то причине не появился в этот день на работе.

А процедура увольнения отсутствующего работника по п. 3 ч. 1 с. 77 ТК РФ будет следующей.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Этап 1 Фиксация факта неявки работника на работу

В разбираемой ситуации у работодателя есть заявление работника, в котором указан последний день работы – день увольнения. Более того, данное заявление не отозвано работником, по крайней мере, у работодателя нет таких сведений.

Факт неявки работника на работе необходимо зафиксировать соответствующим актом (пример 1), чтобы в дальнейшем отсутствие работника можно было документально подтвердить, а также указать на отсутствие вины работодателя в том, что работнику в последний день работы не была выдана трудовая книжка.

Этап 2 Издание приказа о прекращении трудового договора

Этот приказ издается независимо от явки работника на работу. В случае отсутствия его в день увольнения на приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника (ч. 2 ст. 841 ТК РФ).

Этап 3 Внесение в трудовую книжку работника записи об увольнении

Эта запись делается на основании приказа. Все записи, внесенные работодателем, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Также в трудовой книжке должен был бы расписаться сам работник, конечно, если бы находился на работе в день увольнения.

Этап 4 «Закрытие» личной карточки

В раздел XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» необходимо внести основания прекращения трудового договора и ссылку на соответствующий приказ. Реквизит «Личная подпись работника» остается незаполненным. При этом в личной карточке можно сделать отметку о невозможности ознакомить работника с записью.

Невостребованная трудовая книжка работника подлежит хранению на протяжении 75 лет

Этап 5 Направление работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Данное уведомление советуем направить на все известные адреса работника (ч. 6 ст. 841 ТК РФ) (пример 2).

И главное, помнить, что отправка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Все документы, оформленные при отправлении трудовой книжки, должны быть сохранены. Особое внимание уделите сохранению почтовых квитанций, так как в случае трудового спора именно они помогут доказать, что уведомление было отправлено своевременно.

Однако уволенный работник может так и не дать письменное согласие получить трудовую книжку по почте по указанному адресу, и тогда работодателю ее необходимо хранить «до востребования».

Наша справка

Алгоритм действий по отправлению трудовой книжки по почте работнику (при письменном согласии на то работника):

Шаг 1. Составить уведомление о необходимости работнику явиться за трудовой книжкой либо дать свое согласие на отправление ее по почте.

Шаг 2. Зарегистрировать уведомление в Журнале регистрации. Копию уведомления следует сохранить.

Шаг 3. Заполнить опись вложения, уведомление о вручении (в случае отправления уведомления).

Шаг 4. Отправить уведомление заказным письмом.

Шаг 5. Получить от лица, отправившего заказное письмо (с уведомлением), квитанцию почты.

Шаг 6. Получить от работника письменное согласие с указанием адреса.

Шаг 7. Заполнить опись вложения, уведомление о вручении (при отправлении трудовой книжки).

Шаг 8. Отправить трудовую книжку заказным письмом.

Шаг 9. Получить от лица, отправившего заказное письмо (с трудовой книжкой), квитанцию почты.

Шаг 10. Сохранить уведомление (экземпляр организации или копию), описи вложения, уведомления о вручении, квитанции об отправлении заказных писем, конверт, в котором получено письменное согласие работника на отправление его трудовой книжки по почте.

В случае неполучения работником трудовой книжки в последний рабочий день следует направить на все известные адреса уведомления о необходимости явиться за невостребованной трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае получения такого согласия отправить трудовую книжку по почте с соблюдением соответствующих правил. Невостребованную трудовую книжку хранят 75 лет.

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/462925-chto-delat-s-nevostrebovannoy-trudovoy-knijkoy

Восстановление трудовых книжек через архив

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.

Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

  • Закон 125-ФЗ об архивном деле;
  • Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
  • Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

  • в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
  • вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо — специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит ликвидацию или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий — исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

Неправильное содержание книжкиИсправления, вычеркивания, необоснованные записи.
Механическая порчаПорванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.
В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные — восстановят.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Утеря документа происходит по двум схемам:

Утрата владельцемОн может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр.
Потеря работодателемВ ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д.

В любом случае требуется дубликат.

Возможно ли это

Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

  • халатное и пренебрежительное отношение;
  • транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
  • непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он — ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров — они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация — утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись — о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

  • трудовой контракт или соглашение;
  • приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
  • бухгалтерские документы о начислении заработной платы — выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
  • кадровые табели;
  • решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
  • архивные данные.

Скачать образец формы 2-НДФЛ

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд — нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

  • Пенсионный фонд;
  • Государственный архив;
  • Суд.

Образец заявления на получение дубликата трудовой книжки

Обращение в Пенсионный фонд

Одна из функций трудовой книжки — фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках — сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.

Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.

Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:

  • трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
  • кадровые документы;
  • бухгалтерская отчетность;
  • справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
  • выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
  • зарплатные ведомости;
  • даже детализация операций по личному счету или карте — для подтверждения реального дохода от работодателя.

ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.

Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем — запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.

ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний.

Такую операцию уполномочен проводить только работодатель — он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними.

Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.

В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.

Запрос в государственный архив трудовых книжек

Государственный архив — учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.

Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом — также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.

Запрос осуществляется различными путями:

  • визит;
  • запрос через сайт ведомства;
  • через портал госуслуг;
  • через МФЦ.

В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.

Если сотрудник умер

На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.

Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы — как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.

Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.

Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.

При ликвидации фирмы книжки из этого архива согласно порядку передачи доставляются в федеральный архив.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/arhiv-trudovyh-knizhek/

Сколько хранится невостребованная трудовая книжка

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

38, 39 Правил). Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

Сколько должны храниться заявления на оформление новых трудовых книжек?

В соответствии со ст.

22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в организациях не менее 75 лет со дня создания, а созданные начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания. Согласно п. 3 ст.

3 указанного закона документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Как показывает судебная практика, к таковым относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции, списки работников (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 № 14АП-8771/11).

Трудовые книжки учет, хранение, ответственность

В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

О хранении трудовых книжек

В письме содержится просьба явиться в прежнюю организацию для получения трудовой книжки, либо выслать в ее адрес согласие на направление трудовой книжки по почте.

В случае смерти работника такое письмо направляется родственникам.

Данное уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, но не снимает ответственности за ее хранение в дальнейшем.

Если же после увольнения документ не был востребован работником, то согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.

2003 №225, невостребованные трудовые книжки, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст.

22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст.

Источник: http://domprava76.ru/skolko-hranitsja-nevostrebovannaja-trudovaja-knizhka-81741/

Как хранятся невостребованные трудовые книжки

Как хранить невостребованные трудовые книжки

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник предприятия расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

  • охрана или охранная сигнализация;
  • решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
  • исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения.

Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.
Хранить их удобно в папках с клапанами или коробках, на которых делается надпись: «Невостребованные трудовые книжки______штук».

Если невостребованных трудовых книжек немного, их чаще всего хранят в плотном конверте.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и к учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурован; заверены подписью руководителя предприятия и скреплены сургучной печатью или опломбированы. В организации нет архива. Где хранить невостребованные трудовые книжки и нужна ли отметка о невостребованности и месте хранении в Книге учета движения трудовых книжек?

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет.

В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной.

Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Как хранить невостребованные трудовые книжки

В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях. Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований.
Подскажите пожалуйста, сколько храниться трудовая книжка если работник умер, а трудовую ни кто из родственников не забрал?Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость.

Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

В случае смерти работника такое письмо направляется родственникам. Данное уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, но не снимает ответственности за ее хранение в дальнейшем.

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее хранятся как документы строгой отчетности; выдаются отделу кадров службы персонала по заявке начальника отдела кадров.

По окончании каждого месяца начальник отдела кадров представляет отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения.

Скачать образец формы 2-НДФЛ Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд — нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

Источник: https://diparma.ru/novosti/11622-kak-khranyatsya-nevostrebovannye-trudovye-knizhki.html

Сколько лет хранится трудовая книжка

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Однако специалисты отмечают, что сотрудники кадровой службы имеют права не принимать такой бланк, так как нет уверенности в соответствии его современным требованиям защиты.

К ним относятся:

  1. Изготовление новых книжек по причине порчи бланков или вкладышей к ним, которая произошла не по вине служащего (п.38 Правил).
  2. Восстановление документа при массовой утере работодателем книжек своих сотрудников (п.34 Правил);

Вне зависимости от того, кто приобрел бланк книжки, она должна заполняться только кадровиком или руководителем, если такого сотрудника на фирме нет.

Сколько может храниться трудовая книжка после увольнения в кадрах

В бланках документа содержатся записи, свидетельствующие об официальной трудовой деятельности конкретного человека – обладателя трудовой книжки.

Важно В неё вносятся отметки о приёме на работу и записи про увольнения по собственному желанию или по любой причине.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации после увольнения

Сложнее, если их имеется не один десяток.

Они формируются в картонные папки с завязками.

Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см.

в примере 1). Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать.

Выдаем трудовую книжку работнику после увольнения в соответствии с законом

Вопрос выдачи трудовой книжки при увольнении и надлежащего оформления регулирует статья № 81. Возвращаясь к вопросу оформления записей, Трудовой кодекс четко не прописывает правильность их внесения.

Однако в Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены рекомендации, согласно которым работодателем делается запись об увольнении.

Сколько хранить трудовую умершего?

10 октября 2019 в 11:15 Добрый день! Подскажите пожалуйста, сколько храниться трудовая книжка если работник умер, а трудовую ни кто из родственников не забрал? Сохранить изменения Отменить 1 Ваше сообщение Опубликовать : 7411 10 октября 2019 в 11:41 Татьяна, добрый день!

Источник: http://domzalog.ru/skolko-let-hranitsja-trudovaja-knizhka-66644/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.