В какой срок организация обязанавозместить перерасход по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету: как правильно возместить? — Бухгалтерия

Его печатная форма включает:

• передаваемые суммы;
• направления их использования;
• реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Компенсация расходов по авансовому отчету

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В соответствии со ст.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Деньги, оплаченные подотчетным сотрудником в иностранной валюте, могут отражаться как в ней же, так и в рублях согласно текущему курсу на момент оплаты товаров или услуг.

Раньше возмещение расходов по авансовому отчету начиналось с составления приказа руководства о выполнении работником служебного задания, которое могло быть оформлено в виде приказа с перечислением подотчетных лиц и списком товаров или услуг, на оплату которых выдаются деньги, принадлежащие организации.

Во внутренней документации могут быть прописаны правила и сроки возмещения расходов по авансовому отчету. Покупая товары или оплачивая услуги своими денежными средствами, работник организации выступает от ее лица.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация.

ВажноВ таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.
Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Возмещение по авансовому отчету

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде. Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. (Указания Центробанка №3073-У).

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ). В какой срок нужно возместить Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки.

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

• название организации;
• номер, дату составления отчета;
• реквизиты структурного подразделения;
• ФИО ответственного лица;
• табельный номер, должность работника;
• назначение аванса;
• данные по предыдущему авансу;
• бухгалтерскую запись;
• приложение;
• отчет проверен;
• данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
• расписка о принятии отчета на проверку;
• подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета. При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

ВниманиеОтметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера. В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.

Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета.

Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы. Суть По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах.

Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71.

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

Источник:

Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Источник: https://buchgalterman.ru/programmy/pererashod-po-avansovomu-otchetu-kak-pravilno-vozmestit.html

Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

• Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
• Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
• Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

Сроки подачи

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

• На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
• Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 №  3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

• Социальные оплаты и заработная плата.
• Оплата страховки.
• На персональные нужды частного предпринимателя.
• Оплата за товары, работы, услуги.
• Выдача средств под отчет.
• Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
• Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

• Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
• Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
• Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

При командировочных и других затратах сотрудника пишется авансовый отчет. К нему прикрепляются необходимые документы. По авансовому отчету подчиненному возмещаются все расходы, связанные с рабочими нуждами. Неиспользованная часть аванса возвращается в той валюте, в которой был выдан аванс.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://biznes-delo.ru/vozmeshhenie/vozmeshhenie-rasxodov-po-avansovomu-otchetu.html

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Его печатная форма включает:

• передаваемые суммы;
• направления их использования;
• реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В соответствии со ст.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету? — Гос Сбор Инфо

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы. Авансовый отчет

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Подотчетные суммы отражаются в балансе на Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным.

И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;

1. со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами). Требования бухгалтерии к АО таковы:

1. каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
2. отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
3. соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления

https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы.

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Правовое обоснование: Согласно ч.

1 ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

В соответствии со ст. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

Источник:

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет.

Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии). Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя.

В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ). Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

Внимание

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

• Общие сведения
• Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
• Часто задаваемые вопросы

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.