Возмещение командировочных расходов заказчиком

Срок выплаты командировочных расходов

Обновление: 15 ноября 2016 г.

В текущем 2016 году ожидались изменения в регулировании оплаты командировочных расходов, но этого пока не случилось. В настоящее время продолжают действовать нормы законодательства об оплате командировочных расходов, как и прежде, включая суточные.

Возмещение дополнительных расходов, связанных со служебными командировками

Понятие суточных расходов в составе командировочных раскрывает ст. 168 Трудового кодекса РФ. Согласно ей суточные – это дополнительные расходы, обусловленные проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства, подлежащие возмещению работодателем.

По существу, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению затрат работника, вызванных выполнением служебных функций вне места постоянной работы. Направлены они на покрытие личных расходов работника в период служебной командировки (например, на питание и т.п.) При этом отчитываться за эти расходы перед работодателем работник не обязан.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение об особенностях), в п. 11 определяет, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки.

Впрочем, если в упомянутом локальном акте о командировках именовать эти выплаты иначе (например, компенсацией при однодневных командировках), проблему можно решить.

Размер суточных расходов

Законодательно размер суточных установлен только для бюджетных организаций, но не для коммерческих. В них порядок оплаты командировочных расходов должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации согласно ст. 167 ТК РФ (обычно это Положение о командировках или одноименный приказ).

В то же время налоговое законодательство (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) устанавливает максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

Поэтому многие коммерческие организации для удобства в своих локальных положениях устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Порядок выплаты суточных командировочных расходов

П. 10 Положения об особенностях не определяет правила и точные сроки выплаты аванса при командировке. Но в любом случае этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Следует иметь в виду, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Целесообразно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировке (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

glaniga.ru

Вопрос

Добрый день!
Сотрудник организации в конце апреля поедет в командировку для участия в конференции. Он купил себе заранее авиабилеты, расплатившись со своей банковской карточки. Можем ли мы компенсировать ему расходы по этим билетам уже сейчас или только после того, как он вернется с конференции и представит авансовый отчет?

Ответ

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей (не относящихся к упоминаемым в ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания.

На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.

Однако в соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.

А по возвращении, согласно п.

26 Положения, работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагают документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, установлено, что работнику перед началом командировки выдается аванс, по которому он обязан отчитаться. Каких-либо санкций за несоблюдение этого порядка не установлено.

При этом Положение, обязывающее выдавать аванс перед командировкой, применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

А как указано выше, ТК РФ не установлен порядок возмещения командировочных расходов для обычных работодателей, данный порядок разрабатывается самой организацией, в том числе устанавливается срок, в который такие расходы должны быть возмещены.

Что касается документального оформления возмещения командировочных расходов: одним из документов, подтверждающих расходы организации на командировку, является авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Но в случае когда аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет.

Однако на практике в ситуациях, когда работник организации оплачивает расходы на командировку за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.

Учитывая изложенное, сумма фактически понесенных работником расходов на проезд возмещается ему на основании документов, приложенных к авансовому отчету (п. 26 Положения о командировках).

nalog-expert.ru

Что необходимо знать ↑

Хозяйственная деятельность большинства предприятий часто связана с отправкой сотрудников в командировку. При этом работодатель обязан оплатить служебную поездку.

За отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Следовательно, в этот период работник не может быть уволен по инициативе работодателя.

Исключением может быть ликвидация предприятия. Основанием для поездки работника в служебную командировку является приказ руководителя предприятия.

Продолжительность поездки определяет работодатель. В срок командировки также входит время поездки в оба конца. На период командировки работодатель может заменить отсутствующего работника другим сотрудником.

Поездка также подразумевает возмещение следующих расходов:

1. Издержки на проезд.
2. Оплата аренды жилого помещения.
3. Дополнительные издержки, связанные с проживанием за пределами постоянного места жительства.

Нормы оплаты командировочных на проживание определяются внутренними документами предприятия, например, коллективным соглашением.

Если постоянная работа сотрудника имеет разъездной характер, то она не подпадает под определение служебной командировки.

Отдельно стоит напомнить, что перед принятием окончательного решения, работодатель должен выяснить, не относится ли сотрудник к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку.

Подобный запрет распространяется на:

• беременных женщин;
• работников, не достигших 18-летнего возраста;
• сотрудников, с которыми оформлено ученическое соглашение.

Предельный срок служебной командировки в пределах РФ составляет 40 календарных дней. При этом сюда не входит продолжительность пути.

Если работник направляется для выполнения монтажных или строительных работ, то срок командировки может быть увеличен до 1 года. Максимальный срок для заграничной командировки законом не установлен.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрены несколько базовых понятий, которые употребляются в статье:

Правила оформления командировки

Перед тем, как отправить работника в служебную командировку работодатель должен издать
соответствующий приказ.

Унифицированный образец документа (форма №Т-9) утвержден постановлением Госкомстата N 1.

Документ должен содержать следующие данные:

• ФИО работника;
• табельный номер;
• структурное подразделение;
• занимаемая должность;
• место командировки;
• продолжительность поездки;
• цель командировки;
• источник финансирования поездки;
• основание (служебное задание);
• должность, подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия;
• с приказом сотрудник ознакомлен.

Вышеуказанным нормативным документом также разработано командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10, 10а).

Однако оформлять упомянутое удостоверение необязательно (постановление правительства N 1595).

Срок пребывания сотрудника в командировке можно определить на основании проездных документов. Обязанность по их предоставлению лежит на работнике.

К документам, которые подтверждают использование собственного автомобиля, относятся:

1. Путевой лист.
2. Выставленные счета.
3. Квитанции.
4. Кассовые чеки.

При этом работнику больше не нужно подавать отчет работодателю о проделанной работе во время командировки.

Законные основания

Трудовые взаимоотношения регулируются Трудовым законодательством. Положение о направлении сотрудников в командировки утверждено постановлением Правительства N 749.

Порядок возмещения командировочных расходов граждан, которые работают на коммерческих предприятиях, закреплен ст.168 ТК РФ. Закон не предусматривает минимальных или максимальных границ компенсации.

Размеры возмещения командировочных издержек работникам бюджетных организаций определяет постановление Правительства от 02.10.2002 № 729.

Источник: https://otkroybiznes.guru/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/srok-vyplaty-komandirovochnyh-rashodov.html

Компенсация командировочных расходов заказчиком

В любой компании, занимающейся той или иной деятельностью, существует необходимость служебных поездок сотрудников. Нередко возникают вопросы, связанные с организацией поездки, с тем, как необходимо компенсировать расходы сотрудников. По законам каждый работодатель должен либо самостоятельно организовать поездку за собственный счет, либо выплатить за расходы компенсацию.

Расшифровка понятия «служебная командировка» указана в 166 ст. ТК РФ. Согласно этой статье под данным понятием подразумевается поездка по работе в конкретный город или местность согласно письменному распоряжению работодателя на некий срок, указанный в распоряжении и связанный с выполнением служебной задачи.

Другая статья (168) расшифровывает, что подразумевается под командировочными расходами.

Согласно ей – это затраты денежных средств, связанные с проездом к месту командирования, проживанием в гостинице или в другом месте.

Также в них входят и иные затраты, связанные с тем, что человек должен будет некоторый период проживать не в своем собственном доме. В эти же расходы также вписываются разрешенные работодателем издержки.

П. 12.1 ст 264 налогового законодательства дает более подробное описание понятия командировочных расходов.

В нем сообщается, что кроме указанных выше расходов, к командировочным относятся затраты на оформление документов (виза, паспорт, ваучер), консульский и таможенный сборы и иные.

При налоговой проверке проводится сверка документов по командировкам с учетом описанных в 12 подпункте трат. Во время командировки возможны непредвиденные расходы. Например, на транспорт, если нужно будет совершать дополнительные поездки.

В тексте Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 более детально описывается, что входит в затраты по служебным поездкам. Так 12 пункт этого документа указывает на то, что в такие затраты входят и те, которые связаны с передвижением к объектам, находящимся за чертой населенного пункта, а также страховые взносы и затраты на оформление проездных документов.

В течение командировки, возможно, потребуется посещать сразу несколько городов или сел. В такой ситуации затраты учитываются по каждому отдельному населенному пункту.

Согласно этому Постановлению, командировочные расходы должны возмещаться, и это не зависит от того, будет ли человек во время командировки находиться на территории страны или же предполагается выезд за ее пределы. Но при командировке за границу перечень расходов, которые должен оплатить работодатель, увеличивается.

Оформление документации

Перед служебной поездкой в обязательном порядке издается указ или выдается сотруднику необходимое удостоверение. Этими документами официально подтверждается потребность в командировании. Кроме того, в них указывается ее длительность.

Нужно знать, что если существует проблема того, что выбрать — приказ или удостоверение — то второй документ считается более предпочтительным. Дело в том, что в нем отмечаются данные по прибытию в место служебной поездки и отбытие из него.

Может случиться так, что рабочая поездка выпадает в праздничные или выходные дни.

Возмещение командировочных расходов заказчиком

Учитывая эти расходы, необходимо предоставить документ, где указывается, что деятельность предприятия возможна в подобные дни.

Чаще всего такими документами могут быть или коллективный договор, или документ, с описанием правил по внутреннему трудовому распорядку.

Если в них не указана потребность работы в выходные или праздничные дни, то возможно возникнут трудности при сдаче отчетов в налоговую службу.

Как учитываются и возмещаются командировочные расходы:

1. Авансовый отчет. Он фактически подтверждает то, что выданные авансовые денежные средства были израсходованы. Авансовые деньги могут быть выданы на основании приказа директора компании, в котором указывается, какие лица отправляются в рабочую поездку, длительность, цели командировки и непосредственно выдача финансов.

Документ составляется согласно форме №АО-1. Он обязательно заполняется в единственном экземпляре сотрудником и представителем бухгалтерского подразделения.

Откомандированный работник должен на одной из сторон этого документа вписать такие данные:

• название предприятия;
• число составления отчета по авансу;
• свои данные: ФИО, должность;
• назначение средств.

На обратной стороне бланка фиксируются суммы произведенных затрат и их назначение. К бланку прилагают бумаги, подтверждающие эту информацию. Все это сдается по возвращению из рабочей поездки в бухгалтерию.

Бухгалтер при приеме отчета по авансовым деньгам должен будет зафиксировать его получение своей подписью, вписать время и дату сдачи.

Лицо, которое будет отчитываться по этому бланку, должно будет получить расписку о том, что данный документ был выдан ему на руки. Данные, указанные на оборотной стороне бланка, тщательнейшим образом проверяются.

Может случиться так, что авансовая сумма не будет расходоваться полностью. В таком случае его остаток необходимо вернуть в бухгалтерское подразделение. Если же был перерасход средств, этот факт подлежит компенсированию согласно расходно-кассовому ордеру.

2. Начисление суточных. Производится за каждый день пребывания работником в служебной поездке. В них входят и те дни, которые были потрачены на перемещение до места командировки.

Днем выезда определяется тот, когда произошло отбытие транспорта, на котором работник уезжает до места командировки.

День прибытия также устанавливается, исходя из времени прибытия транспорта к месту основной работы сотрудника. Допустим, отправление поезда произошло 26 января в 00.30.

Тогда первым днем рабочей поездки будет считаться 25 января, та как учитывается время, которое работник потратил на путь к вокзалу.

Когда осуществляется компенсация суточных расходов? Это происходит в том случае, если продолжительность рабочей поездки составила сутки, или работник имеет возможность каждый день добираться до своего основного места жительства.

Каждым предприятием размеры суточных устанавливаются в индивидуальном порядке. Может быть предусмотрено увеличение сумм по выплатам. Это обязательно фиксируется в коллективном договоре организации. При такой ситуации сумма, превышающая выплаты по суточным, облагается налогами по доходам физ лица и социальным налогом.

3. Затраты на транспорт. Сюда входит цена на проездные билеты (учитывается весь транспорт, исключая такси) к месту проведения служебной поездки, стоимость страхового полиса и предварительного бронирования, цена на постельное белье. Последний пункт не обязателен.

4. Съем жилья. Эти затраты в обязательном порядке возмещаются полностью исходя из предоставленных документов, в которых зафиксирован факт аренды проживания. Эта сумма не подлежит налогообложению, так как оплата ее не считается как доход работника, а только возмещает его траты.

Если командированный по каким-либо причинам не имеет возможности подтвердить документами аренду жилья в командировке, то ему полагается компенсация, исходя из имеющихся нормативов.

Затраты не возмещаются в тех ситуациях, когда в качестве них подразумеваются сопутствующие услуги гостиницы, предоставляемые платно. Обычно они заносятся в счет в качестве отдельной графы. К ним относятся посещение мини-бара, сауны, оплата платного телевидения.

Иные же обязательные услуги, а также питание, которые указываются в счете за проживание, должны быть обязательно компенсированы в суточных.

Сотрудник, командировка которого будет проходить в странах СНГ, сам может решать, в каком месте ему проживать, и какого уровня должна быть гостиница. Согласно законодательству каких-либо ограничений по этому поводу нет.

5. Иные расходы. Служебная поездка командированного может происходить за границей. При такой ситуации сотруднику должны возмещаться сборы, связанные с комиссиями, которые будут оплачены при обмене средств в той стране, где была командировка.

Кроме того, работник имеет право во время сдачи документов, вписать и иные расходы, которые были во время служебной поездки. Правда, они должны быть связаны с осуществлением выполнения служебных целей.

Но что делать, если в удостоверении на командировку не поставлены отметки?

В целом такое возможно при одной ситуации: если основная цель командировки – проведение беседы, переговоров с физическими лицами, не имеющих собственных печатей или штампов.

Как быть? Чтобы подстраховаться при прохождении налоговых проверок документов по командировке организации, которая отправляет сотрудника в такую рабочую поездку, следует иметь такие бумаги:

• подписанный приказ о назначении служебной поездки;
• проездные документы к месту командирования и обратно;
• служебное задание;
• отчет работника о проделанном задании;
• документальное подтверждение пребывания работника в определенную дату в конкретном населенном пункте.

Если предприятие будет иметь весь перечень документов, указанных выше, то затраты компании не будут учитываться как прибыль.

Служебная поездка за границу

При этой ситуации сотрудник обязан в самостоятельном порядке декларировать свои затраты и прибыль, связанные с пребыванием за границей. Юридическое лицо при этом перестает быть налоговым агентом.

Как компенсируются расходы подрядчикам

С контрагентом обязательно заключается договор подряда. В соответствии с ним может предусматриваться то, что компенсируются расходы подрядчика заказчиком. В эти расходы входят также и те, которые были связаны с поездками для выполнения задач.

Согласно ст. 702 Гражданского Кодекса РФ, подрядчик в соответствии с договором подрядадолжен выполнить все предусмотренные заказчиком задачи в конкретные сроки.

Заказчик же должен оплатить проделанную работу, исходя из полного объема, описанного в документе.

Если по договору не прописано иное положение вещей, то подрядчик должен выполнить самостоятельно, собственными силами работу, а также потратить собственные финансы и материалы.

В статье 709 ГК РФ указывается, что в договоре должна быть прописана цена сделанной работы или какие-либо способы, помогающие ее установить в дальнейшем.

Компенсация по рабочей поездке может сразу входить в цену или же быть установленной дополнительно.

Сдавая работу, подрядчик обязуется сопроводить ее полным комплектом документов, которые связаны с рабочей поездкой. Затраты по ним подлежат возмещению.

Направление в командировку руководителя предприятия

В этом случае должны применяться те же самые правовые нормы, которые используются и при командировках других работников. Директору точно также выдаются служебное удостоверение и авансовая сумма.

Если потребуется, то издается приказ или выписывается необходимое служебное задание. Иными словами, выходит, что руководитель сам себе выдает документы и себя же отправляет в командировку по службе. Подписывать документы может и заместитель руководителя.

Это должно быть зафиксировано в соответствующем локальном акте.

По возвращению из командировки руководитель точно так же сдает все отчетные документы, фиксирующие расходы, остаток авансовой суммы, как и любой другой работник. В случае выявления перерасхода средств, подтверждение расходов производится согласно общему установленному порядку.

Нужно помнить, что есть определенная категория лиц, которую нельзя отправить в служебную поездку.К ним относятся женщины, ожидающие ребенка; лица, которым не исполнилось 18 лет; сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность в момент действия договора на обучение.

Кроме того, женщины, которые имеют детей, не достигших трехлетнего возраста, могут быть отправлены в служебные поездки только после получения их согласия. Также есть некоторые определенные сроки.

Если командировка планируется на территории РФ, то ее продолжительность не должна превышать сорока дней.

Командировки, предполагающие выполнение строительных работ, не должны быть более одного года. С 61-го дня нахождения сотрудником в рабочей поездке за пределами России суточные выплачиваются по нормам, согласно действующему установленному законодательству. 

Может ли заказчик учесть возмещаемые подрядчику командировочные расходы

Зачастую в договорах подряда (оказания услуг) на заказчика возложена обязанность возместить подрядчику расходы на проживание, питание и проезд его работников и т.д., то есть командировочные расходы подрядчика. Казалось бы, подрядчик просто перевыставит заказчику расходы в соответствии с договором и заказчик сможет их учесть для целей налогообложения. Однако все не так однозначно.

Позиция налоговиков

Контролирующие органы считают, что учесть в расходах затраты на командировку можно лишь по своим работникам, с которыми заключены трудовые договоры . И поскольку получается, что заказчик возмещает командировочные расходы не своим работникам, а работникам подрядчика, то налоговые органы возражают против признания заказчиком в налоговых расходах суммы такого возмещения.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/kompensacija-komandirovochnyh-rashodov-zakazchikom/

Возмещение командировочных расходов

Независимо от того, чем занимается та или иная организация, рано или поздно везде возникает необходимость отправить своего сотрудника в командировку.

При этом обязательно встает вопрос о том, как организовать поездку и компенсировать расходы работника, ведь согласно действующему законодательству нашей страны каждый наниматель обязан организовать поездку сотрудника за свой счет или же компенсировать понесенные расходы по прибытию последнего к месту работы.

Понятие

166 статья Трудового кодекса РФ (ТК РФ)дает определение, что же означает служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника в определенную местность или конкретный населенный пункт на основании письменного распоряжения нанимателя на определенный срок в связи с необходимостью выполнения некоего служебного задания.

Согласно 168 статье ТК РФ, командировочными расходами признаются такие денежные затраты, которые были связаны с проездом к месту откомандирования, наймом гостиницы или другого жилого помещения на время пребывания в определенной местности, а также другие обязательные расходы, которые вытекают из того факта, что человек вынужден проживать вне своего постоянного дома (суточные). Сюда также включаются те издержки, что не считаются обязательными, но были разрешены работодателем.

Более расширенное понятие командировочных расходов представлено в налоговом законодательстве, а именно в 12 подпункте 1 пункта 264 статьи НК РФ.

Здесь указано, что в целях обложения налогами к расходам, связанным с командировками, помимо указанных выше относится:

• оформление визы, если речь идет о выезде за рубеж,
• паспорта,
• ваучера,
• приглашения,
• консульские сборы,
• сборы за въезд, проход или транзит автомобиля или другого транспорта,
• аэродромные платы и другие расходы.

Проверяя налоговую базу определенного предприятия, налоговики сверяют документы относительно командировок именно с учетом последнего списка.

В ходе командировки помимо вышеуказанных расходов может возникнуть необходимость в дополнительных тратах. Наиболее часто это касается расходов на транспорт в случае необходимости совершения дополнительных поездок.

Более подробно с понятием командировочных расходов можно ознакомиться в Постановлении Правительства Российской Федерации, вышедшем в свет 13.10.2008 за порядковым номером 749.

Так, 12 пункт этого официального документа гласит, что расходы по проезду к месту откомандирования и обратно включают в себя:

• расходы, связанные с проездом к месту нахождения станции, вокзала, аэропорта и т.д. и от аналогичных строений в месте назначения, при условии, что они находятся вне пределов населенного пункта, являющегося начальной иконечной точкой прибытия;
• страховой взнос, связанный с обязательным страхованием на транспорте;
• предоставление постельных принадлежностей (например, если речь идет о железнодорожном транспорте), а также расходы, связанные с оформлением проездных документов.

Если командировка будет проходить в нескольких населенных пунктах, то аналогичные расходы должны быть учтены при переезде в каждое место назначения.

Согласно Постановления №749 для возмещения командировочных расходов не имеет значения куда откомандирован работник: внутри страны или за ее пределы. Но, как указывалось ранее, заграничная командировка имеет несколько расширенный перечень дополнительно оплачиваемых нанимателем расходов.

Для того чтобы возмещение расходов не было проблематичным, а также произошло в полном объеме, необходимо правильно оформить целый ряд документации.

Документация

Для того чтобы работник был отправлен в командировку на законных основаниях необходимо издать соответствующий приказ и (или) выдать сотруднику командировочное удостоверение. На основании этих документов официально подтверждается необходимость работника выехать в соответствующую командировку и определяется ее срок.

При этом стоит иметь в виду, что оформляя только один документ, лучше отдавать предпочтение командировочному удостоверению, так как именно там проставляются отметки о прибытии в место назначения и выезде обратно.

Если командировка состоится в официальные выходные и праздничные дни, то для учета таких расходов в налоговых документах следует представить документ (чаще – коллективный договор или правила внутреннего распорядка), согласно которому разрешена работа в выходные и праздничные дни. Если такого нет, то у организации могут возникнуть проблемы с налоговыми службами.

Авансовый отчет

цель этого документа – подтвердить израсходование денежных средств, выданных сотруднику авансом.

Суммы в счет аванса выдаются работнику только на основании соответствующего приказа руководителя организации с указанием списка лиц, отправляющихся в командировку, срока ее прохождения, а также цели откомандирования и выдачи средств.

Не менее важной информацией является указание размера выданных средств.

Бланк этого документа составляется согласно единой унифицированной форме №АО-1. Заполняется в единственном экземпляре подотчетным работником и сотрудником бухгалтерского отдела предприятия.

Образец бланка авансового отчета: 

Авансовый отчет

Откомандированное лицо заполняет на лицевой стороне бланка следующие данные:

1. наименование своей организации;
2. дату первичного формирования авансового отчета;
3. данные о самом командировочном (Ф.И.О., профессия или должность работника, табельный или личный номер);
4. назначение авансовой суммы.

На оборотной стороне перечисляются по пунктам произведенные расходы и суммы затрат.

К бланку прилагаются оправдательные документы. Все это подлежит сдаче в бухгалтерию предприятия по прибытию из командировки.

Бухгалтер, принимая авансовый отчет, должен расписаться о его получении, проставить дату и время сдачи на проверку. Расписку о получении необходимо передать подотчетному лицу.

Если сумма аванса не израсходована полностью, то остаток также сдается работником в бухгалтерию. Если же имело место быть перерасходование средств, то они обязательно подлежат компенсации согласно расходно-кассового ордера.

Суточные

Суточные платежи начисляются откомандированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая дни, затраченные на передвижение к месту назначения.

Днем выезда признается тот день, в который происходит отбытие транспорта, на котором сотруднику уедет к месту назначения (до 24 часов включительно).

День прибытия также исчисляется согласно суточному времени прибытия транспорта в место, где проходит постоянная работа откомандированного.

К примеру, если самолет (поезд) отправляется в 00.20 часов 25 января, то первым днем командировки будет считаться 24 января, так как необходимо учитывать и время, проведенное в пути к вокзалу, аэропорту или другой станции.

Не подлежат компенсации суточные расходы в том случае, если командировка длилась всего сутки или есть возможность ежедневно возвращаться обратно к месту жительства. Возможность возвращения отдельно решается нанимателем и сотрудником, отправляющимся в командировку.

Размер суточных выплат определяется каждым предприятием в отдельности и самостоятельно. Коллективным договором может быть предусмотрен повышенный размер выплат. Если такое положение вещей присутствует, то сумма, на которую выплаты превышены, должна подлежать обложению налогами на доходы физического лица, а также социальным налогом.

Транспорт

Транспортные расходы включают в себя стоимость проезда любым видом транспорта (кроме такси) к месту назначения, стоимость страховки, цену предварительного бронирования, а также цену постельных принадлежностей, если это необходимо.

Если проездные документы были утеряны или не были сданы в бухгалтерию, то расходы на проезд возмещаются по минимальному тарифу.

Найм жилья

Расходы, затраченные на аренду жилого помещения, должны быть компенсированы в полном объеме согласно предоставленным документам, подтверждающим факт съема жилья. Налоги с этих сумм не выплачиваются, так как компенсационные выплаты не относятся к числу доходов работника, а призваны лишь возместить его затраты.

Если работник по каким-то причинам не смог подтвердить документально найм жилого помещения по месту командировки, то ему возмещаются денежные средства согласно имеющимся нормативам.

Не подлежит возмещению дополнительная сумма затрат, связанная с сопутствующими платными услугами гостиницы (мини-бар, сауна, платное телевидение и т.д.), если они в счете указаны отдельной графой.

Если сотрудник выезжает в командировку в страны СНГ, то он вправе самостоятельно определиться с местом проживания и уровнем гостиницы, так как законом не установлено никаких ограничений на этот счет.

Прочие расходы

Если сотрудник откомандирован за границу, то ему должны быть возмещены комиссионные сборы, уплаченные им при обмене валюты в стране, где проходила командировка.

Также работник при сдаче документов может указать все расходы, произведенные им в командировке и напрямую связанные с выполнением им служебного задания.

Например, к таким расходам могут быть причислены суммы, затраченные на медицинскую страховку, входные билеты на конгресс, выставку, семинар, перевод документации с одного языка на другой и т.д.

Нет отметок в командировочном удостоверении: как быть?

Такая ситуация может возникнуть в том случае, когда командировка была связана не с посещением организации, а с беседой или переговорами с другим физическим лицом, у которого нет своей печати или штампа.

Чтобы обезопасить себя в ходе налоговой проверки командировочных документов, рекомендуется предприятию, отправляющему работника в такую командировку, составить и собрать следующие документы:

1. издать приказ о направлении сотрудника в командировку;
2. сохранить проездные документы сотрудника в обе стороны;
3. составить служебное задание;
4. представить отчет сотрудника о проделанной работе;
5. сохранить документы, подтверждающие пребывание сотрудника в определенном городе в конкретное время.

При наличии этого перечня подтверждающих документов расходы организации не будут переведены в счет прибыли.

Визит за рубеж

Обязательное условие нахождение сотрудника в заграничной командировке – самостоятельное декларирование своих расходов и доходов, связанных с пребыванием в другой стране. С юридического лица снимается ответственность налогового агента.

Компенсация расходов подрядчику

Согласно заключенному с контрагентом договору подряда, может быть предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать подрядчику все расходы, в том числе и связанные с командировками.

702 статья ГК РФ определяет, что по договору подряда подрядчик имеет обязанность выполнить предусмотренное документом задание заказчика в установленный срок, а последний в свою очередь должен оплатить работу. Если договором не предусматривается иного положения вещей, то подрядчик выполняет работу своими силами, средствами и с использованием собственных материалов.

709 статья ГК РФ указывает, что в заключаемом сторонами документе должна быть указана стоимость совершенной работы или способы, которыми в дальнейшем она будет определяться. Компенсационные выплаты на командировку могут быть сразу же учтены в цене или же устанавливаться дополнительно.

Обязательно при сдаче работы подрядчик должен предоставить полный комплект документации, связанной с проведенной командировкой и подлежащей возмещению.

Поездка директора предприятия

При направлении в командировку главного должностного лица организации применяются те же правовые нормы, что и при откомандировании других сотрудников. Таким образом, директору также необходимо выдать служебное удостоверение и аванс. При необходимости издается приказ и выписывается соответствующее служебное задание.

Получается, что директор сам себе подписывает документы и как бы сам себя отправляет в служебную командировку.

Право подписи может быть делегировано и заместителям директора на основании соответствующего локального акта.

По прибытию из командировки директор также обязан сдать подтверждающие расходные документы и остатки авансового платежа. При перерасходе средств необходимо подтвердить расходы в общем порядке.

При осуществлении командировки, независимо от того, куда вы направляетесь, главное – правильно заполненные документы и предоставление подтверждающих бумаг о расходах лица. В этом случае каких-либо проблем с компенсацией затрат не возникнет.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Компенсация расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг Компенсация за работу в выходные и праздничные дни

Источник: http://ipopen.ru/kadry/zarplata-i-vyplaty/vozmeshhenie-komandirovochnyh-rashodov.html

Как происходит возмещение командировочных расходов в 2018 году?

Если работника направляют в командировку, работодатель должен возместить ему все те расходы, которые будут осуществлены. Ни одна такая поездка не проходит без финансовых затрат. При максимальной экономии все равно придется потратить деньги на оплату проезда, проживания и питания сотрудника.

Нередко приходится продлевать рабочую поездку, а это влечет за собой больше трат из бюджета предприятия. Если работник едет на переговоры за границу, то сумма будет еще существеннее. Определены эти нормы в 168-й статье ТК РФ.

Скачать ТК РФ

Актуальные нормы в России устанавливают порядок выплаты командировочных, которого должны придерживаться на всех предприятиях.

Порядок возмещения командировочных расходов в бюджетном учреждении

Ранее для отправленного сотрудника оформлялась служебное задание. С 2015 года в действие вступило положение о том, что составлять не данное задание, не командировочное удостоверение нет необходимости. Нынешние нормы требуют исключительно издания приказа по специальной форме Т-9. Далее порядок включает в себя выдачу денежного аванса.

Кроме затрат на проезд и проживание, российской законодательство требует выдавать еще и суточный — определенная сумма финансовых средств для личных нужд сотрудника. Далее специалисты кадровой службы учреждения должны зафиксировать, что работник временно уехал в деловую поездку по России или за границу. Также требуется проставить соответствующие отметки в табеле учета времени.

Человек, вернувшийся из поездки, по существующим нормам и инструкциям должен оформить отчет и сдать его за три дня после возвращения из командировки. Приложениями к отчету становятся документы, подтверждающие расходы гражданина.

Какие нормы возмещения командировочных расходов в России

Если вас интересует, какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов, то это задача российского Правительства. Именно согласно его постановлениям в учреждениях устанавливаются конкретные нормы. С 2014 года норма суточных стала равной 100 рублям.

Также устанавливается размер суммы, которую можно потратить на оплату проживания. Она составляет максимум 550 рублей.

Если сотрудник не предоставит подтверждающую документацию, то ему вернут не больше, чем 12 рублей в сутки. Очевидно, что снять такое жилье не в России, не за границей невозможно.

Поэтому куда бы вас не отправляли в рабочую поездку, по инструкции необходимо привозить документацию.

Как заказчик компенсирует расходы по командировке

В России предусматривается не только оплата работ, сделанных исполнителем, но и компенсация командировочных расходов заказчиком. Чтобы за все издержки по проживанию и затратам можно было снять средства, рекомендуется составить договор подряда. Здесь могут быть два варианта:

• в условиях договора будет указана фиксированная цена с учетом любых расходов исполнителя, в том числе и командировку;
• в условиях договора четко прописана сумма за работу подрядчиков, а размер командировочных является плавающим числом, который устанавливается в соответствии с документами.

Определенные особенности устанавливаются законом по уплате налогов. Если подрядчик является российской организацией, то именно он выплачивает НДС, заказчик же сможет вернуть деньги по правилам вычета. Если исполнитель зарегистрирован за границе, то за выплату НДС будет отвечать именно заказчик.

Как оплачиваются командировочных расходы военнослужащим

Для изучения этого вопроса есть специальная инструкция от Минобороны.

Ее нормы устанавливают, что командировкой называется направление военных в другое место вне пункта прохождения службы с целью выполнить служебное задание.

В этом случае возмещаются те же расходы, что указан в ст 167 и 168 — проезд, проживание, суточные. За каждый день нахождения военнослужащим выдают 300 рублей суточных.

Недавно в России многие новостные ресурсы рассказывали о том, что с военных пенсионеров требуют вернуть командировочные. Они служили в горячей точке в Абхазии в 90-е годы и получили в общем числе миллион рублей. Дело дошло до судебных инстанций.

Заявление на возмещение командировочных расходов

Как такового образца данного заявления нет. Но в любом подобном документе необходимо указывают следующую информацию.

Вверху листа записывают, от кого направляется заявление и кто является его автором. Указывается, что работника направили в командировку в соответствии с приказом. Также перечисляются размеры конкретных расходов. После этого идет перечень приложений, подтверждающий затраты. В конце — подписи руководителя и самого сотрудника.

• Увольнение по сокращению штатов — расчет компенсации 2018

  Собственник предприятия самостоятельно решает какая оптимальная численность работников ему необходима для внутрихозяйственной деятельности. Условно причины сокращения можно поделить: экономического характера (низкая рентабельность, финансовая неустойчивость, рискованная маркетинговая политика, отягощение накладными расходами и т.

  д); внутриструктурные изменения (выведение из штата неэффективных структур, слияние нескольких подразделений для оптимизации процесса); модернизация методов производства.

  Собственник должен помнить, что принятие решения об уменьшении числа сотрудников или должностей, которые они занимают, влечет необходимость выплаты выходного пособия из фонда оплаты труда предприятия.

  Выплачивается ли компенсация при увольнении? Гарантия того, что выходное пособие будет выплачено при сокращении предусмотрена законом как способ социальной защиты. В размере среднемесячной зарплаты пособие выплачивается в случае: прекращении деятельности предприятия; уменьшения штата. Выплаты…
  

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (3 3,67 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/kak-proisxodit-vozmeshhenie-komandirovochnyx-rasxodov/