Какие документы может подписывать зам директора

Имеет ли право подписания заместитель руководителя?

Максим Мошков

Краткое содержание статьи:

Окружающий мир за последние несколько столетий существенно усложнился. Дело в том, что теперь все аспекты нашей жизни подчиняются юридическому праву, любая неточность в этом плане может привести к очень неприятным последствиям. К примеру, не зная, имеет ли право подписания заместитель руководителя, организация может стать ответчиком в сразу нескольких судебных разбирательствах.

Бумажная работа

Без строгой правовой системы окружающий мир не скатится в анархию за пару недель, но регулирование некоторых вопросов серьезно усложнится. Сейчас существует сложная и неповоротливая бюрократическая система, с которой можно столкнуться на каждом шагу:

• Пытаясь открыть и оформить частное предприятие.
• Формируя и подавая ежемесячные отчеты в налоговую службу.
• Подтверждая право на недвижимость.
• Пытаясь восстановить утерянный паспорт или прописывая родственников в квартире.
• Оформляя положенные по закону от государства льготы.

Совсем не обязательно быть успешным предпринимателем или юридической организацией, чтобы попасть под «жернова» этой громоздкой машины.

И хоть она несовершенна и отнимает множество часов на совершенно бессмысленные действия, именно благодаря фиксации и структуризации всех данных государство способно вести хоть какой-то учет происходящих в стране изменений. Без подобной системы мы бы остались на уровне XII века.

Эффективное планирование

Небольшие предприятия издают не больше 2-3 указов в неделю, а порой и в месяц. Этому способствует:

• Малое число сотрудников, непосредственно подчиненных руководителю.
• Небольшой финансовый оборот.
• Минимум профессиональных контактов с другими организациями.

Но чем серьезнее контора, тем плотнее она взаимодействует с другими предприятиями. Как правило, с нарастанием масштабов происходит и усложнение самой структуры. Большими и просто гигантскими объемами руководить одному человеку не под силу, порой с этой задачей не справляются целые отделы специально обученных менеджеров. Вот так и появляются заместители, заместители заместителей и их замы.

Количество должностей необходимо рационализировать, подобрать оптимальное количество сотрудников, с расчетом объема работ и ответственности:

1. Излишнее количество заместителей и «эффективных менеджеров» приведет к неразумному «сжиганию» ресурсов корпорации.
2. Недостаток сотрудников увеличит объем работ, возлагающийся на каждого оставшегося работника. В итоге – сильная текучка, неудовлетворительные результаты, резонные требования о повышении заработной платы.
3. Наличие «непутевых» родственников на чисто формальных должностях сильно ударит по компании в период кризиса, когда внезапно станет понятно, что «кормушка» уже неспособна вытянуть всех желающих.

Как передать часть своих прав заместителю?

Но даже если найден профессиональный исполнитель, в плане делегирования своих обязанностей могут возникнуть некоторые проблемы.

Дело в том, что должность главы предприятия в некоторой степени уникальна и только генеральный директор имеет право на ряд действий, в этот перечень входит и заключение договоров с другими организациями.

Из любой ситуации можно найти элегантный выход, предусмотрен он и в этом случае:

1. Настоящим спасением будут учредительные документы. В них может быть прописано, какие именно договора, и при каких условиях могут заключать заместители всех уровней.
2. В любом случае, заместитель не обладает всей полнотой власти и не может выступать от лица компании, если это не прописано в учредительных документах. Как правило, там говорится о возможности заключения лишь пары видов договоров. На этом полномочия, казалось бы, и ограничиваются.
3. Следующим шагом к собственному спасению будет самая обыкновенная доверенность. При помощи этого документа можно передать любому человеку часть собственных прав, в том числе и в юридическом плане.
4. Доверенность следует обновлять, как минимум, раз в три года, но, как правило, подписывается годовое делегирование прав. Распространены и разовые доверенности, исключительно для выполнения какого-то одного действия.

Действителен ли подписанный заместителем договор?

Если перед вами оказался документ, содержание которого уж совсем не устраивает, а среди подписавшихся управляющих с одной из сторон есть заместитель, это уже хороший шанс:

• Ознакомьтесь с учредительными документами конторы, если в них не указано, что заместитель имеет право заключать подобного рода договора, значит, и заключал он его не от лица компании. В суде, в таком случае, шансы очень неплохие.
• Убедитесь в том, что имеется соответствующая доверенность, согласно которой генеральный директор передает право подписи одному из своих подчиненных.
• Даже при наличии доверенности не следует отчаиваться, можно проверить, действовала ли она на момент подписания. Успела ли вступить в силу, не истек ли ее срок?
• Если на доверенности нет даты, от которой она вступает в силу, это реальный шанс. Ни один суд не признает такой документ.

Но такая «спасительная соломинка» не всегда способна вытянуть на поверхность.

Может ли зам подписывать договора?

Право подписания договоров и заключения контрактов:

1. Изначально, в большинстве случаев, имеется только у генерального директора.
2. Нормируется учредительными бумагами, может выдаваться физическим лицам, занимающим определенные должности в конторе.
3. При наличии правильно оформленной доверенности может быть у любого сотрудника компании, независимо от должности.
4. Доверенность или соответствующие строки в уставе организации дают заместителю полное юридическое право подписывать любые документы.

В прочем, всегда есть свои нюансы. Так уж вышло, что даже директор не вправе осуществлять некоторые сделки и заключать часть договоров. Особенно когда речь идет об организациях, в которых в качестве соучредителя выступает государство. В этом плане может потребоваться консультация опытного юриста.

Чтобы нормально функционировать, каждая крупная организация вынуждена выпускать сотни и тысячи приказов, постоянно заключать договора.

Приказы зачастую нужны именно для внутреннего пользования, для выполнения любого действия нужна соответствующая «бумажка». Даже дисциплинарное взыскание без этого не обойдется.

Сегодня не обязательно быть матерым юристом, чтобы знать, имеет ли право подписания заместитель руководителя. Вокруг полно информации в свободном доступе, главное правильно пользоваться ей и избегать нежелательных последствий.

: какие права у заместителя руководителя?

В это видео заместитель руководителя московского отделения офиса системы «Платон» Юлия Прокофьева расскажет, может ли она подписывать документы и чем это может обернуться:

Источник: https://1-vopros.ru/606-imeet-li-pravo-podpisaniya-zamestitel-rukovoditelya.html

Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

 Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.

В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в  статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.

На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.

А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).

Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ.

 Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи.

Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами.

А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов.

В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом.

Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязтельными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов.

То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см.

постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.

09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству.

Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса.

Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий.

Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам.

При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть).

Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров.

То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа.

То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет.

Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.

) будут подтверждены приказом и доверенностью.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2016/9/11537

Какие документы может подписывать зам директора

Они могут передаваться каждому из них не целиком, а лишь частично (когда в отсутствие генерального участки его работы делятся между несколькими лицами, документы по разным вопросам будут рассматривать и подписывать разные лица).

Однако влияет ли это на правовую квалификацию в данном случае? В документе должна быть указана должность лица, который его подписывает, а поскольку делает это не генеральный директор, то с формальной точки зрения ответ только один – должна стоять «родная» должность подписывающего работника.

Однако на практике стоит учитывать не только формальную сторону, но и руководствоваться здравым смыслом. Ведь данные документы создаются не на один день и даже не на один год.

Как правильно подписывать документы

Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом [2]: Председатель Личная подпись А.
Важно Д.

Головин Секретарь Личная подпись О. В. Килина Члены Личная подпись А. В. Замуриев Личная подпись П. Н. Рейзман Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии.

Внимание Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел: Документы передал: Документы принял: И. О. Фамилия И. О.

Фамилия (подпись) (подпись) Подпись составителя документа Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители.

Как делегировать полномочия по работе с документами

• Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11
• 2016 г.

1. Документооборот, № 24
2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

Сборник ответов на ваши вопросы

Следует обратить внимание на то, что бухгалтерскую отчетность от имени руководителя не может подписать любое лицо только на основании доверенности (лицо, не работающее в компании).

Поэтому даже при заключении договора о бухгалтерском обслуживании со специализированной организацией руководитель и сотрудники специализированной организации не могут подписаться вместо генерального директора, они могут поставить свою подпись только вместо главного бухгалтера.

Подпись главного бухгалтера удостоверяет правильность исчисления налога и соответствие хозяйственной операции закону.

Как заместителю грамотно подписывать документы

Ответственность, которая возникает при подписании «обязывающих» документов в гражданско-правовой сфере, касается компании, а не исполнительного органа, который либо сам подписывает, либо выдает доверенность. Если уполномоченное лицо подписало документы, возлагающие на компанию обязательства, от имени компании, то это означает, что компания вступила в правоотношения и будет эти обязательства выполнять.

В налоговых правоотношениях основным субъектом является организация. Поэтому при подписании налоговой отчетности отвечать за исполнение обязательства (уплату налога) будет организация-налогоплательщик, а не подписант, хотя на него может быть возложена административная и даже уголовная ответственность.

При возникновении трудовых правоотношений между компанией и работником подписант может нести административную ответственность.

Подписываем документ: что, где и как

В вашем случае должность директора остается за отдыхающим в отпуске руководителем, а его обязанности исполняет другой сотрудник организациип. 60.2 ТК РФ. При этом основная должность замещающего сотрудника не меняется.

И именно ее он должен указать при заполнении реквизитов «Наименование должности» в кадровых, первичных и прочих управленческих документах организации. Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р.
Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так: Главный инженер ООО «Символ» должность подпись Иванов О.Р. ф. и. о И не забудьте вот что.

Оформление реквизита «подпись» в отсутствие должностного лица

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации.
Генеральный директор отвечает за всю деятельность компании, главный бухгалтер — за правильное отражение этой деятельности в финансовых документах общества.

Оба подписанта подтверждают своей подписью различные документы и исполняют разные управленческие роли.

Какие документы может подписывать заместитель директора

Оформляем передачу полномочий Разобравшись, кому из заместителей какие документы поручаются, можно приступать к оформлению передачи полномочий. Устного распоряжения директора, высказанного на планерке, здесь недостаточно.

Оформить перепоручение можно: а) доверенностью (Пример 1); б) локальным нормативным актом. Доверенность нужна не всегда. Это очень серьезный документ, составлять который имеет смысл лишь тогда, когда действия (или бездействие) уполномоченного работника могут повлечь за собой правовые последствия для компании.

Например, при подписании кадровых документов: если директор по персоналу подписывает документы кадрового делопроизводства, не имея на это полномочий (доверенности), то юридическая сила этих документов может оказаться под сомнением.

То же можно сказать о бухгалтерских документах, документах по налоговому учету, договорах.

Рассмотрение входящей корреспонденции Первое, что генеральный директор может безболезненно перепоручить подчиненным – работу с документами общего делопроизводства, в частности, с входящими. Фильтровать входящие для представления на рассмотрение можно: а) по темам; б) по контрагентам. По темам, или направлениям деятельности, документы распределяют чаще всего.

Логично, что все письма по маркетинговой тематике отправляются к директору по маркетингу, по производственной деятельности – директору по производству и т.п.
Гражданско-правовые договоры подписываются генеральным директором на основании закона или уполномоченным представителем на основании доверенности.

Подписант, проставляя свою подпись, приобретает для компании права и возлагает на нее обязанности и не несет гражданской ответственности на основании подписанных договоров.

ГК РФ лишь в одном случае определяет, когда такая ответственность может наступить: когда подписант по доверенности не имел полномочия действовать от имени компании либо вышел за пределы полномочий, такая сделка признается совершенной в интересах поверенного, если только компания не одобрит сделку (ст. 183 ГК РФ). Следует всегда помнить, что подпись в организации (юридическом лице) — не просто виза на документе, это объем ответственности подписанта.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/kakie-dokumenty-mozhet-podpisyvat-zam-direktora/

Как делегировать полномочия по работе с документами

В небольшой компании, где документов не так уж много, генеральный директор справляется с ними сам, возможно, при помощи секретаря.

Но с развитием бизнеса количество документов растет, количество дел первого лица тоже не уменьшается, и в один прекрасный момент принимается решение передать полномочия по работе с документами заместителям и другим топ-менеджерам. В этой статье рассмотрим, как сделать и оформить это правильно.

Документы документам рознь. Конечно, основная их масса – рутина, на которую тратить время генерального директора действительно жалко. Но среди этой рутины может проскочить и нечто важное, чего пропустить никак нельзя.

Какова роль секретарей?

Помощник генерального директора, секретари (помощники) других топов, а также делопроизводители в канцелярии, которые отвечают за прием документов, должны, без преувеличения, наизусть знать систему распределения документов в организации. Это часть их работы.

Делопроизводитель, получая и регистрируя входящие, должен сразу определить, кому это письмо попадет, и передать его «нужному» секретарю. Секретарь, в свою очередь, прекрасно знает, какие документы может подписывать его шеф, а какие нет.

Часто он должен знать это даже лучше шефа, чтобы быть готовым ответить на его вопрос: «А я точно должен это подписывать?».

Таким образом, прежде чем попасть в папку «На подпись» к директору по направлению или заместителю генерального, документ проходит фильтр в лице секретаря. При малейших сомнениях отыскиваются старые документы, в которых подробно указано, кто и что должен подписывать.

Далее мы разделим все документы, попадающие на подпись к топ-менеджерам, на несколько групп и опишем нюансы передачи полномочий по каждой из них.

Рассмотрение входящей корреспонденции

Первое, что генеральный директор может безболезненно перепоручить подчиненным – работу с документами общего делопроизводства, в частности, с входящими.

Фильтровать входящие для представления на рассмотрение можно:

а) по темам;

б) по контрагентам.

По темам, или направлениям деятельности, документы распределяют чаще всего. Логично, что все письма по маркетинговой тематике отправляются к директору по маркетингу, по производственной деятельности – директору по производству и т.п. Это экономит время и сокращает маршрут письма в организации, все равно ведь генеральный директор вынесет аналогичные резолюции.

По контрагентам документы распределяют реже, но такой способ организации работы тоже существует, когда, независимо от основной деятельности топ-менеджера, он ведет несколько ключевых клиентов или занимается представительской деятельностью со «своим» списком администраций районов области. Тогда все письма от определенного перечня организаций передаются соответствующему топу, независимо от того, реклама там или строительство. Топ-менеджер будет исполнять запрос путем внутренней переписки. Это не самый рациональный подход к организации дел, но им тоже пользуются.

Подписание исходящей корреспонденции

По тем же самым соображениям – сократить маршрут документов – генеральный директор поручает своим заместителям подписывать и исходящие письма. Если содержание письма касается узкоспециальных вопросов, в которых заместители генерального директора разбираются явно лучше его самого, то подписывать письмо без визы заместителя-специалиста директор не будет.

За своей подписью генеральный директор может оставить только особенно важные исходящие документы, содержание которых имеет принципиальное значение для организации.

Поручать ли заместителям подписывать приказы по основной деятельности?

Нет. Приказ по основной деятельности издается в условиях единоличного принятия решений генеральным директором. Поэтому если генеральный здравствует и находится на рабочем месте, то приказы должен подписывать он сам. В отсутствие директора подписание приказов (всех или только некоторых) может быть передано заместителю по доверенности.

Кадровое делопроизводство

Несмотря на большое количество заместителей (непосредственный руководитель, начальник отдела кадров и т.д.), работодателем является руководитель организации. Именно он принимает решения о приеме и увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий, предоставлении отпусков и множестве других вещей, касающихся обеспечения трудовых прав и обязанностей работников.

Очевидно, что таких документовочень много. Например, оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, которое во многих организациях начинается с того, что работник пишет заявление.

В трудовом законодательстве такой документ вообще не фигурирует, да и если полностью следовать букве закона в плане предоставления работникам ежегодных отпусков, он не особенно и нужен. Однако заявления вполне благополучно «живут» и составляют большую часть массива кадровых документов.

Понятно, что чем больше организация, тем меньше интересен генеральному директору тот факт, что работник хочет в отпуск. Директору интересно, чтобы в отсутствие человека не остановился производственный или бизнес-процесс.

Все остальное для него по большому счету неважно: совпадает ли желание работника с графиком отпусков, есть ли в отделе замена работнику на то количество дней, в течение которых он будет отсутствовать. На все эти вопросы может ответить руководитель, в подчинении которого работник трудится.

В этой ситуации логично поручить именно ему как минимум рассмотрение заявлений, а впоследствии – и подписание приказов. Как вариант, эти полномочия может взять на себя директор по персоналу.

Отметим, что даже при условии передачи права подписи кадровых документов заместителю работодателем все равно остается руководитель организации. Он всего лишь передал право подписи, но никак не право принятия решений, особенно если это решение связано с оплатой труда и должно быть принято срочно.

Договорная документация

Очень тщательно нужно подойти к передаче права подписи договоров. Если в плане общего делопроизводства негосударственная организация может устанавливать удобные для себя правила, т.к. большинство вопросов в этой сфере не регулируются нормативными документами, то здесь подключается Гражданский кодекс.

Право заключать договоры от имени организации однозначно должно быть передано на основании доверенности. В ней подробно перечисляются виды сделок, которые может совершать представитель организации, иногда – предельные суммы этих сделок. Если сумма превышает заявленную в доверенности, то договор  подписывает генеральный директор.

При подготовке текста договора нужно проследить за тем, чтобы в его преамбуле фигурировало то же должностное лицо, которое будет подписывать документ.

Следует внести должность и персональные данные подписанта в преамбулу:

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2016/deleg/