Ожидание такси в командировке оплачивается

Компенсация расходов на такси сотрудникам: приказ, служебная записка, оплата в командировке

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

Когда необходимо взять такси работнику

В случае, когда работнику необходимо воспользоваться такси по служебной необходимости, он имеет право на получение денежного возмещения расходов по оплате проезда. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный транспорт в служебных целях (исключая случаи, специально оговоренные в трудовом договоре или при найме на работу).

Руководство не может заставить работника выполнять трудовые обязанности с использованием личного транспорта. Следовательно, при возникновении необходимости работник может воспользоваться услугами такси, впоследствии запросив компенсацию.

Выплата производится после подачи служебной записки. В некоторых организациях излишняя бюрократия не требуется, и сотруднику возмещают расходы по его устному заявлению.

Если использование общественного транспорта неприемлемо, сотрудник вызывает такси, составляя служебную записку постфактум. Наиболее частыми случаями использования службы такси являются:

• Трансфер до аэропорта или вокзала (или до места проживания по прибытию в пункт назначения) по служебной необходимости
• Срочный вызов на рабочее место, не предусмотренный производственным расписанием и не обусловленный виной сотрудника
• Транспортировка важной документации или вещей, принадлежащих компании
• Невозможность воспользоваться иными средствами передвижения
• Необходимость поддержания реноме компании при проведении деловых встреч и/или переговоров
• Ненадежность местного транспорта
• Срочный характер служебного поручения

Как составляется служебная записка при компенсации расходов на такси сотруднику

• Помимо стандартной шапки, содержащей ФИО и должность вышестоящего служащего, на чье имя составляется записка, название предприятия, ФИО и должность работника, в документе кратко описываются обстоятельства, повлекшие за собой несанкционированные расходы.
• Ставиться дата, записка заверяется подписью составителя.
• При наличии подтверждающего документа, в записке указывается его вид.

Скачать пример СЗ можно здесь.

Служебная записка на оплату такси в командировке (образец)

Обоснование взятия машины

Для составления служебной записки необходимо грамотно сформулировать цель поездки и указать причины, побудившие работника пренебречь иными способами проезда. Нелишним будет указать возможные негативные последствия при решении не пользоваться услугами такси. Цель поездки должна быть сформулирована кратко и емко.

Необходимые сведения и документы

В служебную записку включается название службы такси, их телефон, время подачи автомобиля, маршрут следования, промежуточные остановки, при их наличии. При длительной поездке и необходимости дозаправки машины прилагаются документы с заправки (чек или счет-фактура с указанием количества залитого бензина), километраж поездки и предполагаемый расход бензина.

Таксист обязан выдать чек с номером машины, личными данными водителя, суммой, которая требовалась к оплате с перечислением оказанных услуг, как основных, так и дополнительных. Если разрешение на использование такси было предоставлено руководителем заранее, следует приложить его к записке.

Инструкция по составлению

1. Указать цель поездки
2. Указать необходимость поездки
3. Указать потраченную сумму
4. Описать произведенные траты
5. Детализировать произведенный заказ
6. Описать маршрут
7. Перечислить подтверждающие документы, приложенные к служебной записке.

Куда подавать

Служебная записка заполняется на имя руководителя или лица, ответственного за производство денежных выплат сотрудникам. Далее секретарем проставляется порядковый номер, записка визируется и отправляется на рассмотрение. При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

После разрешения руководителем производства выплат, записка с соответствующей резолюцией отправляется в бухгалтерию, где и производится начисление денежной компенсации. Бухгалтер определяет правильность оформления записки и подтверждающих финансовых документов.

Произведение выплат

Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат. Бухгалтер производит выплату по согласованию с сотрудником:

Если не оплачивают

Отказ в компенсации потраченных средств может случиться, если руководитель считает, что сотрудник превысил должностные полномочия.

• Если у работника отсутствовала насущная необходимость в вызове такси, имелся временной запас и возможность воспользоваться общественным транспортом без ущерба для интересов компании, руководитель вправе отказать сотруднику в компенсации.
• Также отказ правомочен при неоправданно длинном маршруте следования, наличии промежуточных остановок, не являющихся необходимыми (по мнению руководства).
• При наличии доплат за сервис вызова такси, возникших по вине сотрудника, руководство не обязано производить компенсацию. Так, если водитель такси добавил к счету оплату за длительное время ожидания, корректировку маршрута клиентом в сторону более длинного, нарушение клиентом правил компании по перевозкам, компенсация со стороны руководителя не будет санкционирована.
• Отказано в выплате будет, если наряду со служебными делам, сотрудник пользовался такси по личным нуждам. В этом случае руководитель может вынести сотруднику выговор, не компенсировав расходы.

При наличии спорных моментов руководитель требует от работника объяснительную записку, где изложены причины, побудившие работника к тем или иным действиям. Если данные причины окажутся весомыми, выплата все-таки будет произведена.

Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию проезда работникам, смотрите в этом видео:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/vyplaty/kompensatsii/rashodov-na-taksi.html

Проезд командированного на такси: нюансы возмещения затрат

Учреждение обязано возмещать командированному сотруднику затраты на проезд и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Однако плату за проезд на такси можно учесть, только если расходы экономически обоснованы. Об особенностях возмещения таких затрат – в статье.

Основания для оплаты проезда

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно не запрещает использовать в служебных командировках такси.

Согласно пункту 24 Положения, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти затраты.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Согласно подпункту «в» пункта 1 данного постановления, за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

В то же время согласно пункту 3, расходы, превышающие размеры, установленные указанным постановлением, а также иные затраты, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются за счет:

• экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации;
• поступлений, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, при наличии соответствующей экономии бюджетных средств учреждение может возместить своему работнику расходы на такси, если это предусмотрено ее внутренним локальным актом (например, Положением о командировках).

Подобный порядок возмещения поможет избежать возможных споров с контролирующими органами.

Документальное подтверждение

Расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены.

В пункте 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г.

№ 112, указано, что фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси.

Фрахтовщик – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору фрахтования обязанность предоставить фрахтователю всю либо часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозок пассажиров и багажа, грузов

Указанный документ должен содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров, а именно:

• наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
• наименование фрахтовщика (наименование, адрес, номер телефона и ИНН);
• дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси (число, месяц и год оформления);
• стоимость пользования легковым такси цифрами и прописью (если оно оплачивается по тарифам за расстояние перевозки или время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования);
• фамилию, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Нюансы налогообложения

Остановимся на правилах налогообложения расходов, связанных с проездом работника на такси. Отметим, что чиновники Минфина России выпустили немало разъяснений, посвященных этому вопросу.

Налог на доходы физлиц

Возмещение работникам фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов на проезд до места назначения и обратно не облагается НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ни Трудовой кодекс РФ, ни Налоговый кодекс РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Поэтому суммы оплаты проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и на этом основании освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.

Однако соответствующие оправдательные документы должны оформляться в установленном порядке и подтверждать использование работником такси для поездок в служебных целях. Аналогичные выводы содержат письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, а также постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г. № А05-2964/2008.

Страховые взносы

К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах…»).

Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения страховыми взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).

Налог на прибыль организаций

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты организации на командировки, в том числе на проезд работника в командировку и обратно к месту постоянной работы.

Расходы на такси в рамках приносящей доход деятельности учреждения учитываются в целях налогообложения прибыли именно на основании этой нормы (письма Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621).

Однако они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

А подтвердить оплату услуг такси необходимо кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности (письмо Минфина России от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621).

Налог на добавленную стоимость

В том случае, если расходы на такси возмещаются за счет приносящей доход деятельности учреждения, облагаемой НДС, суммы налога, уплаченные по расходам на проезд, подлежат вычету. Эти вычеты производятся на основании документов, подтверждающих оказание работнику соответствующих услуг, то есть квитанции (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).

Отражение ситуации в учете

Операции в учете отражаются в соответствии с нормами Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н.

Расходы по проезду на такси оформляются следующими записями:

В заключение рассмотрим ситуацию, в которой возник вопрос: стоит ли возмещать расходы работника на такси?

Пример

Работник федерального органа исполнительной власти (заместитель начальника отдела) в командировке добирался из аэропорта до гостиницы и обратно на такси. По возвращении он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил в том числе квитанцию на оплату пользования легковым такси.

На ней имеется штамп фирмы, которая оказала транспортные услуги, с указанием ее наименования, ИНН, КПП, адреса, телефона. Также есть следующие данные: номер квитанции (написан шариковой ручкой), серия квитанции, дата заказа, маршрут следования, код маршрута, время подачи, государственный номер автомобиля, стоимость услуг, Ф. И. О.

водителя, подпись заказчика. Печать фирмы отсутствует.

Действующим в организации Положением о командировках установлено, что заместителям руководителя за счет соответствующей экономии бюджетных средств оплачивается проезд на такси в месте командирования до аэропорта и обратно. Правомерна ли оплата такси в данной ситуации?

В рассматриваемом примере понесенные расходы по проезду на такси работнику не возмещаются. При принятии данного решения организация руководствовалась статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (о первичных учетных документах), пунктом 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и пунктом 111 Правил перевозок пассажиров и багажа.

Причина отказа в возмещении расходов – неправильное оформление документа в обоснование понесенных расходов (квитанции).

Следует отметить, что руководитель организации может принять решение о возмещении расходов на проезд указанному работнику на основании его письменного заявления с соответствующей просьбой и указанием уважительных причин, а также, например, справки о стоимости проезда на такси в месте командировки или иного документа. Однако для целей налогового учета такие расходы в любом случае принять нельзя.

Важно запомнить

В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель имеет право возмещать ему в том числе расходы по проезду на такси. При этом порядок возмещения затрат определяется коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3233-proezd-komandirovannogo-na-taksi-nyuansy-vozmeshcheniya-zatrat

Такси в командировке: расходы на оплату проезда, порядок оплаты, подтверждающие документы

Для решения различных вопросов, касающихся ведения профессиональной деятельности на предприятии, работодатель вправе отправить сотрудника в командировку.

Денежные средства, которые при этом будут потрачены работником на оплату проезда, должны быть возмещены руководством.

Данное правило регламентировано 167 статьей ТК РФ.

Технология оплаты проезда в командировке должна отражаться в нормативной документации, а также в приказе, согласно которому трудящийся отправляется в поездку.

Для получения компенсации потраченных денежных средств специалист должен позаботиться о наличии подтверждающих расходы бумаг.

Оплачивается ли работнику?

В 264 статье НК РФ присутствует информация о том, что командированный специалист вправе воспользоваться необходимыми ему транспортными услугами.

Расходы, которые он потратит на оплату проезда в этом случае, будут отражены в статьях прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Важно учесть, что конкретный вид транспорта,который должен быть использован в данном случае, не указан.

Из этого следует,что при необходимости командированный специалист может воспользоваться услугами такси.

Следует обратить внимание, что передвигаться на такси нужно только в том случае, если действительно, есть необходимость.

К примеру, нестандартный график работы во время нахождения в командировке,удаленность временно арендованного места проживания от рабочего места и т.п.

Также пользоваться услугами легкового такси можно для:

• попадания в аэропорт или на вокзал для отправления в место командировки;
• перемещения между местами, в которых специалист выполняет свои должностные обязанности в поездке;
• проезда из региона, в котором расположено рабочее место специалиста, до региона командировки.

Последний вариант может использоваться в тех случаях, когда добраться до места командировки путем использования другого вида транспорта невозможно или неудобно.

Следует учесть, что все передвижения на такси должны быть согласованы с работодателем заблаговременно, т.е. до отправки в поездку.

Каждое передвижение на такси должно иметь обоснование. Также важно помнить, что для получения компенсации расходов, потраченных на оплату услуг такси, необходимо подготовить документы, их подтверждающие.

Порядок оплаты расходов на личный автомобиль.

Подтверждающие документы

Ранее было указано, что для того чтобы работодатель возместил подчиненному денежные средства, потраченные во время пребывания в командировке, последний должен предоставить документацию,подтверждающую наличие таковых.

Оплата такси – не исключение.

В данном случае в качестве подтверждающих документов могут выступать такие бумаги:

• заказ-наряд;
• чек ККЧ;
• квитанцию, составленную на специальном бланке.

Важно учесть, что перечисленная документация в обязательном порядке должна быть оформлена соответствующим образом.

В частности, при их оформлении должны соблюдаться правила, отраженные в Постановлении Правительства РФ №112.

Подтверждающие документы прилагаются к авансовому отчету, часть которого заполняется трудящимся.

По возвращению из командировки все сдается в бухгалтерию, сотрудники которой доводят отчет до должного вида,внося в него недостающие данные.

На предоставление указанных документов сотруднику дается 3 дня.

При отсутствии бумаг, подтверждающих факт расходования денежных средств работника на оплату такси в командировке,работодатель не обязан предоставлять трудящемуся компенсацию.

Его действия в этом случае не будут противоречить трудовому законодательству РФ.

Можно ли брать в расходы оплату за проезд?

Тема учета расходов на такси в командировке влечет за собой множество вопросов.

Для того чтобы разобраться в подробностях этой ситуации, необходимо учесть несколько нюансов.

Если командированный работник пользуется услугами такси для того чтобы доехать до вокзала, места временного проживания или к месту работы (в командировочном регионе), расходы на оплату такси следует отнести к прочим расходам.

Из этого следует вывод, что денежные средства, потраченные на оплату услуг такси, можно учитывать в прочих командировочных расходах.

Выводы

При нахождении в командировке специалисту могут понадобиться услуги такси.

Воспользоваться ими можно только при условии предварительного обсуждения этого момента с работодателем.

Затраты, потраченные на оплату легкового такси,согласно 264 статье НК РФ, могут быть отнесены к прочим командировочным расходам.

Для получения компенсации работник должен приложить к авансовому отчету бумаги, подтверждающие оплату услуг такси.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/rashody-na-taksi.html

Квитанция на такси

Для решения различных вопросов, касающихся ведения профессиональной деятельности на предприятии, работодатель вправе отправить сотрудника в командировку.

Денежные средства, которые при этом будут потрачены работником на оплату проезда, должны быть возмещены руководством.

Данное правило регламентировано 167 статьей ТК РФ.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

— если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Технология оплаты проезда в командировке должна отражаться в нормативной документации, а также в приказе, согласно которому трудящийся отправляется в поездку.

Для получения компенсации потраченных денежных средств специалист должен позаботиться о наличии подтверждающих расходы бумаг.

Должны ли таксисты давать чеки

Если для заказа такси были использованы услуги онлайн-агрегатора, шанс на получение оправдательного расходы документа увеличивается при безналичном расчете. Например, если сотрудник оплатит поездку с помощью пластиковой карты или электронных денег.

Однако круг таких перевозчиков, сотрудничающих с Яндексом или другими подобными посредническими службами, невелик. Большинство таксистов работают, что называется, на себя и поэтому предпочитают наличный расчет.

Более того, не так много существует в российских городах и такси с квитанцией, Москва — это огромный город, и в ней, конечно, проще найти законопослушного перевозчика. Но если ехать нужно срочно?

Источник: https://velereya.ru/kvitantsiya-na-taksi/

Учет расходов на такси по городу. Использование такси в командировке

При осуществлении расходов на такси в служебной командировке их можно учитывать при вычислении налогообложения. Однако для этого потребуется обосновать их целесообразность и подтвердить документально.

Использование в командировке такси

При осуществлении хозяйственной деятельности компании отправляют своих сотрудников в рабочие командировки. Статьей 167 ТК РФ устанавливается оплата работодателем понесенных трат, сделанных убывшим в командировку.

На основании принятого правового акта локального характера, сотруднику компенсируются затраты, производимые при исполнении рабочего задания, например, компенсируется проезд на такси.

Кроме того, они должны быть санкционированы или определяться коллективным соглашением.

Например, устанавливается, что служащему компанией оплачивается перемещение на такси:

• До конечной цели и назад в место повседневного осуществления рабочих обязанностей.
• До пункта прибытия или выезда (к примеру, от гостиницы до ж/д вокзала).
• По рабочим обязанностям во время поездки.

Это следует учитывать при распределении командировочных, прежде чем этим воспользоваться.

Такси до аэропорта или вокзала. авансовый отчет

Если сотрудник направляется в командировку в другой город или страну, то чаще всего он добирается туда на поезде или самолёте, а до вокзала или аэропорта — на такси.

Можно ли возместить и принять для уменьшения налога на прибыль такие расходы? Возможность возмещения сотруднику расходов на оплату его проезда на такси во время командировки компания решает самостоятельно, но произведенные расходы обязательно должны быть подтверждены правильно оформленными документами.

Таким образом, вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету правильно заполненную квитанцию об оплате услуг такси и тогда компания возместит ему эти расходы и примет их для уменьшения прибыли.

Директор ездит на такси на встречи с клиентами. авансовый отчет

Во многих компаниях директор и менеджеры ездят на встречи с клиентами на такси.

Иногда компания заключает договор с фирмой — перевозчиком (тогда директор издает приказ о том, чтобы все сотрудники пользовались в служебных целях услугами этой фирмы), иногда сотрудники заказывают такси в любой компании и отчитывается через авансовый отчет о произведенных расходах.

Для того, чтобы принять такие затраты для уменьшения налога на прибыль, должно быть распоряжение директора, в котором обосновываются такие поездки (например в связи с тем, что в компании отсутствует собственный или арендованный транспорт, сотрудникам разрешается пользоваться услугами такси для выполнения служебных обязанностей), а в должностных инструкциях сотрудников, использующих такси для поездок в налоговую, на переговоры и т.п., рекомендуется прописать, что их работа связана с поездками, с поддержанием имиджа фирмы. Также должны быть отчеты о поездках, это могут быть акты, в которых описано, куда ездил сотрудник, какая сумма потрачена. Если поездок много, сотрудник не всегда вспомнит, куда ездил или не предоставит эту информацию в бухгалтерию вовремя. В этом поможет приложение Авансовка , с его помощью можно сразу выслать бухгалтеру копию документа об оплате такси с комментарием.

Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? авансовый отчет

Если в трудовом договоре или коллективном соглашении прописано, что в определенных ситуациях сотрудник может воспользоваться такси, то эти расходы будут экономически оправданы, а значит их можно принять для уменьшения налога на прибыль. При этом сотрудник должен приложить к авансовому отчету квитанцию такси.

Как должны быть оформлены документы на проезд. авансовый отчет

Источник: https://ovokras.ru/tgp/uchet-rashodov-na-taksi-po-gorodu-ispolzovanie-taksi-v-komandirovke.html