Сначала создается график отпусков а потом приказ на утверждение графика или наоборот

Приказ об утверждении графика отпусков

Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.

Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?

Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.

Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы.

Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.

Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением.

Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ.

Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости.

Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись.

Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.

Что предшествует составлению приказа?

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

• направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
• составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
• согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
• получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
• утверждение приказа руководителем компании;
• регистрация документа в кадровом журнале;
• ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

Как составить приказ?

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

• название юридического лица;
• дату составления и номер;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Оформление документа

• Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица, номер и дату составления.
• Далее прописывают суть распоряжения.
• Документ должен содержать ссылку на основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».

После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:

• в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
• во 2-м пункте прописывают должность и ФИО лица, ответственного за ознакомление рабочего персонала с утвержденным графиком;
• в 3-м пункте перечисляют соответствующие указания в адрес бухгалтерии.

Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа.

Источник: https://spmag.ru/articles/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov

Составление приказа об утверждении графика отпусков

Приказ об утверждении графика отпусков согласно российскому законодательству не является обязательным документом.

Несмотря на это, большинство работодателей издают его одновременно с графиком.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Глава 19 ТК РФ регламентирует обязательность предоставления работникам организации ежегодного отпуска. Чтобы не нарушать рабочий режим, а также избежать конфликта интересов работников, очередность отпусков прописывается в специальном графике.

Данное требование указано в ст. 123 ТК РФ. Работодатели могут самостоятельно разработать бланк для графика или же использовать форму №Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В ч.1 ст. 123 ТК РФ отмечается, что график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до начала следующего года, т.е. до 17 декабря текущего.

Для того, чтобы руководители отделов начали собирать информацию о планируемых отпусках, необходимо издать приказ о составлении графика отпусков. Данный документ рекомендуется издавать за месяц до конечного срока утверждения графика (т.е. 17 ноября).

Форма приказа о разработке графика четко не регламентирована, однако обязательно должны быть указаны такие данные:

• наименование и реквизиты организации;
• номер и наименование приказа;
• дата;
• суть приказа;
• указание ответственных за исполнение приказа (обычно это руководитель предприятия);
• подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
• подпись лиц, перечисленных в приказе.

Образец приказа на составление графика:

Важно: если организация создана в текущем году, составлять график отпусков не нужно! График составляется только на следующий год.

Посмотрите подробное видео о составлении графика отпусков:

Приказ об утверждении

После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно. В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.

Приказ также следует составлять, если в нем отражается информация, не указанная в графике (например, ответственные за соблюдением графика).

Важно: дата приказа об утверждении отпусков должна вписываться во временные рамки, прописанные в ст. 123 ТК РФ.

Приказ может быть составлен в произвольной форме и распечатан на официальном бланке предприятия.

В документе следует указать такую информацию:

• дата и номер приказа;
• наименование («Об утверждении графика отпусков»);
• суть документа;
• перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;
• подпись руководителя организации и ее расшифровка;
• подпись лиц, указанных в приказе.

Пример приказа:

Приказ прикладывается непосредственно к графику отпусков.

В этой статье можно почитать о материальной помощи к отпуску.

Приказ о внесении изменений

Бывают ситуации, когда работник не может уйти в отпуск в запланированное время. В этом случае (только после согласования с работодателем!) вносятся изменения в график отпусков. Для санкционирования этих изменений издается приказ о внесении изменений в график.

Документ оформляется на официальном бланке и содержит в себе такие сведения:

• дата и номер приказа;
• причину переноса отпуска;
• дату, на которую переносится отпуск;
• ответственных за внесение изменение в график;
• подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
• подписи лиц, указанных в приказе, и работника, который переносит отпуск.

Пример приказа на внесение изменений:

Важно: на каждый отдельный случай переноса отпуска составляется отдельный приказ.

В случае приема сотрудника на работу или же увольнения работника разрешается не вносить изменения в график отпусков. Кроме того, не требуется издавать приказ и внесении изменений в график.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://bizakon.ru/kadry/otpusk/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika.html

Приказ об утверждении графика отпусков: образец оформления, особенности, правила составления

График отпусков относится к числу обязательных документов для предприятий, в которых есть наемный персонал. Он должен разрабатываться руководством и является обязательным для применения для работодателя и сотрудника.

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется.

Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).

Отсутствие графика отпусков на предприятии грозит работодателю привлечением к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц по ней составляет 1-5 тыс. р., для юрлиц – 30-50 тыс.

р.

В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства.

Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация.

Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.

Как составить

Так как приказ об утверждении графика не является обязательным, то какие-либо требования к его подготовке в Трудовом кодексе не содержатся.

Приказ оформляется по факту разработки графика в сроки, предусмотренные ст. 123 Трудового кодекса. То есть приказ об утверждении графика отпусков не может быть составлен позднее 17 декабря.

Приказ составляется в произвольной форме и не имеет утвержденного формата, обязательного для исполнения. Компания-работодатель может утвердить свою форму приказа, которой будет ежегодно пользоваться.

Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:

1. Официальное наименование работодателя.
2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
5. Подпись руководителя.
6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
7. Дата подготовки приказа.
8. Место подготовки приказа (город).

В качестве приложения к данному документу выступает непосредственно утвержденный график. Вносить сам график в текст приказа нецелесообразно, так как обычно это весьма весомый документ.

Формат документа и образец

Приказ следует оформить на отдельном листе стандартного формата (А4). Можно набрать этот документ на компьютере либо написать его от руки. Документ составляется в единственном экземпляре.

Печать на приказе ставить необязательно, так как он относится к документам внутреннего документооборота компании.

Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2010 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.

При подготовке приказа можно использовать готовый образец приказа об утверждении графика отпусков, который можно посмотреть по ссылке.

Таким образом, утверждение графика отпусков является обязательной процедурой для каждого работодателя. Это правило прописано в ст. 123 Трудового кодекса.

Сделать это он должен не позднее 17 декабря года, который предшествует выходу сотрудников в отпуск.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/prikaz-grafik.html

Когда утверждается график отпусков?

Подготовку графика отпусков нужно начинать с его составления, которое осуществляет кадровая служба во взаимодействии с руководителями отделами на предприятии.

Предварительно опрашиваются работники об их пожеланиях, принимаются во внимание права типов сотрудников, которые обладают льготным правом при выборе времени отдыха. Все эти мероприятия следует начинать осенью, чтобы соблюсти сроки.

Перед утверждением, данный график обязательно нужно еще согласовать с органами проф союза, если в компании они существуют.

Законодательство требует, чтобы утверждение графика отпусков было осуществлено не позже чем за 14 дней до ввода его в действие, которое происходит с самого начала года. График отпусков  необходимо обязательно соблюдать как работодателю, так и работникам компании.

Важно! Приказ об утверждении графика отпусков должен быть датирован не позже 17 декабря. Это обязательно нужно учитывать при составлении и утверждении данного графика. В противном случае к хозяйствующему субъекту могут быть применены меры административного воздействия.

График должен включать все отпуска, которые оплачиваются и планируются на текущий год, к ним относится:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск — оформляется работнику, в основном, длительностью 28 дней, причем эти дни определяются из расчета 2,33 за каждый месячный период работы. Можно его использовать в целом или взять частями. В последнем случае одна из частей должна быть не короче четырнадцати дней.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск — оформляется сотруднику компании в случаях предусмотренных законодательством или же если условие об этом включено в заключенный с ним трудовой контракт, а также содержится в нормативных актах фирмы. Его длительность также определяется либо законом, либо соглашением с работником. Он может присоединен к основному отпуску или использован отдельно. Только необходимо соблюдать правило, чтобы одна из частей отдыха была равна 14 дням.

  График отпусков по форме Т-7

В графике нужно отражать также основные и дополнительные отпуска, которые не были использованы в предыдущих периодах.

Внимание! Если на предприятии есть сотрудники, работающие по совместительству, то их отпуска также должны присутствовать в утверждаемом графике отпусков.

Когда график отпусков разработан, его нужно ввести в действие, то есть сделать этот документ юридически значимым.

Ввести его можно несколькими методами: путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» и личных данных директора с проставлением даты ввода, либо путем оформления дополнительного приказа.

Для этого нужно составить распоряжение руководителя в письменном виде. Составлением приказа занимается либо кадровая служба, либо отдел делопроизводства компании.

Так как для графика существует строго установленный крайний срок, то он распространяется и на само распоряжение руководителя. Его также следует зарегистрировать в книге приказов, присвоив ему номер.

Поэтому на приказе должна стоять дата не позже 17 декабря. После подписания распоряжения его реквизиты должны быть утверждающим грифом отражены на самом графике отпусков. Здесь обязательно указывается «УТВЕРЖДЕНО», наименование, номер, дата приказа, которым график вводится в действие.

Важно! С приказом нужно ознакомить только ответственных лиц, которые в нем обозначены. График же отпусков, идущий в качестве приложения к нему, должен увидеть каждый сотрудник, и в подтверждение поставить свою визу.

Приказ подшивается вместе с другими распоряжениями. График отпусков помещается в открытый доступ. Как правило, его передают в кадровую службу. Здесь каждый работник может подойти и узнать когда в текущем году он идет в отпуск.

  Приказ о внесении изменений в график отпусков

Скачать образец приказа

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков на 2017 год.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Приказ об утверждении графика начинается оформляться с указания наименования хозяйствующего субъекта. Здесь же можно отразить реквизиты предприятия. Все эти действия не надо делать, если применяется фирменный бланк компании.

Ниже записывается наименование документа, а рядом проставляется очередной номер этого бланка, под которым он фиксируется в книге приказов.

В следующей строке отражается место составления и дата его издания.

Затем ниже отражается заголовок приказа: «Об утверждении графика отпусков».

Далее в повествовательной форме желательно сделать ссылку на статью нормативного акта, во исполнение которого осуществляется ввод графика в действие.

Далее после фразы «ПРИКАЗЫВАЮ» следует указать:

• Утвердить график отпусков с обязательным отражением периода его действия (год), а также реквизитов графика отпусков.
• Назначить ответственное лицо, которое будет контролировать его исполнение.
• Назначить ответственного сотрудника, который будет производить финансирование расходов на предоставление отпусков
• Назначить ответственного лица, которое будет производить ознакомление с данным документом.

После этого в приказе записывается, что приложением к нему идет график отпусков.

Распоряжение должен подписать руководитель компании, при этом обязательно отражается его должность и личные данные.

Затем нужно ознакомить всех ответственных лиц, с их обязанностями, установленными данным приказом под роспись. Здесь также следует отразить их Ф.И.О.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков?

График отпусков должен соблюдаться всеми сторонами, но так как он имеет достаточно длительный характер, то периодически в него по самым различным причинам приходится вносить изменения.

Часто такая необходимость возникает в связи с приемом и увольнением работников, периодами наступления временной нетрудоспособности, возникновением производственной необходимости.

  Приказ о внесении изменений в график отпусков

Если изменения в графике инициируются сотрудниками компании, то им надо на имя руководства составить заявление и приложить к нему подтверждающие документы, в силу которых будет происходить изменения графика отпусков.

Внимание! Когда же изменения в график отпусков происходит со стороны администрации организации, то ответственным лицам на это необходимо обязательно получить согласие письменно сотрудника, а далее издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

Руководству компании следует помнить, что даже если отпуск работника был перенесен, то оно все рано должно производить уведомление его за 14 дней до начала отпуска.

Источник: https://kadrypro.ru/lna/grafik-otpuskov/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov.html

Приказ график отпусков

Многих директоров интересует вопрос, обязательно ли формировать график, утверждается или нет он приказом, могут ли малые предприятия быть освобождены от этой обязанности?

Важно! Согласно положением ТК РФ, подготовленное расписание отпусков сотрудников должно быть утверждено с помощью специального приказа, подписанного непосредственным руководителем организации.

В большинстве случаев для его составления используется отдельный распорядительный бланк.

Однако на практике данное условие не обязательно к соблюдению, так как в универсальной форме Т-7, используемой для составления графика отпусков, имеется специальное поле для утверждения руководителем. Следовательно, отсутствие отдельного распорядительного документа не является нарушением. Но наличие такого приказа дополнительно фиксирует факт утверждения графика работодателем.

Также законодательство не обязывает организации использовать универсальную форму Т-7 для составления. Работодатель обладает правом его составления на бланке, утвержденном локальными нормативными актами компании.

Главное условие заключается в соблюдении сроков составления и утверждения. Согласно п.5 ст. 27 Кодекса об Административных правонарушениях, его невыполнение в срок считается нарушением законодательства и наказывается достаточно крупным штрафом.

Приказ об утверждении составленного расписания может содержать дополнительные пункты:

• обязательство для сотрудников отдела кадров, заключающееся в ознакомлении сотрудников с графиком;
• обязательство для сотрудников бухгалтерии в выплате отпускных вознаграждений в срок;
• подготовка необходимых документов и т.д.

В ряде ситуаций, установленные утвержденным расписанием даты отпусков могут быть изменены или скорректированы. Процедура изменения формы Т-7 проводится на основании приказа директора и заключается либо в составлении дополнения к уже утвержденному документу, либо во внесении корректировочных данных в последние три графы бланка Т-7.

После утверждения проводится ознакомление работников под роспись.

Обязательно ли это для малого предпринимательства?

Федеральным законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ внес изменения в ТК РФ, согласно поправкам малое предприятие может не формировать локальные нормативные акты, регулирующие отдельные этапы трудовых отношений. Это относится к тем малым предпринимателям, которым можно назвать микропредприятием.

С одной стороны это позволяет отказать от графика отпусков и его утверждения, но с другой стороны работодателю тогда придется в трудовом договоре каждого сотрудника прописывать порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Важно! Проще создать один раз в год единый график, утвердить его и знать заранее порядок ухода персонала на отдых.

Поэтому субъекты малого предпринимательства могут отказать от данного акта, но рекомендуется все-таки составлять его ежегодно, это упростит документооборот и оптимизирует трудовые процессы.

Обязательно ли утверждать график предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работником с помощью приказа руководителя — смотрите видео:

Как написать правильно?

Распоряжение об утверждении графика отпусков сотрудников организации может быть составлен в письменной форме на бумаге формата А4 в свободном виде.

Для того чтобы не допустить ошибок и неточностей при составлении приказа, утверждающего график, необходимо знать все особенности данной процедуры.

Документ считается правильным, если в его содержании присутствует следующая информация:

• полное наименование организации;
• дата и место составления и утверждения документа;
• порядковый номер распоряжения;
• основная суть документа — необходимостью утвердить график на следующий год;
• ссылки на законодательные или локальные нормативные акты, на основании положения которых составляется распоряжение;
• список лиц, несущих ответственность за оформление документации, а также за совершение различных манипуляций с ним;
• подпись непосредственно руководителя компании, подтверждающая факт утверждения расписания отпусков;
• подпись все лиц, прописанных в составленном документе, подтверждающая факт их ознакомления и согласия с составленным графиком ежегодных оплачиваемых отпусков.

Важно понимать, что отсутствие утвержденного графика на предприятии является нарушением закона и наказывается штрафом.

Соблюдение всех вышеописанных пунктов позволяет правильно составить приказ на утверждение отпусков.

Образец составления на 2018 год

Ниже приведен пример оформления приказа, с помощью которого утверждается руководителем расписание ежегодных отпусков работников на 2018 год. Готовится документ в конце 2017 года.

Скачать образец на 2018 год — word:

Таким образом, приказ на утверждение расписания отпусков должен составляться в обязательном порядке. Исключение составляются лишь случаи, когда в форме графика присутствуют специальный раздел для ввода документа в действие.

Составляется распоряжение в свободном виде до конца текущего года на следующий год.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Когда нужно писать заявление? За сколько дней до отпуска необходимо это сделать?

Отпускные должны быть выплачены, согласно ст. 136 ТК РФ, не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Следовательно, заявление необходимо писать в промежуток от 2-ух недель до начала отпуска (когда получено уведомление) и не позднее 3-х дней до его начала (дата получения отпускных).

Специалисты рекомендуют писать заявление за неделю до начала отпуска, чтобы работники кадровой службы могли подготовить приказ, а бухгалтер рассчитать и произвести необходимые выплаты.

Но если сотрудник уходит в отпуск по ранее составленному графику, то он не обязан писать заявление. Он подписывает уведомление, то есть соглашается с ним.

На основании этого уведомления и ранее утверждённого графика отпусков и составляется приказ на отпуск, а бухгалтерии даётся «отмашка» для расчета отпускных.

Кроме того, работник подписывает приказ о предоставлении ему очередного отпуска. Таким образом, все кадровые нюансы соблюдены.

Но работник может пойти в отпуск и не по графику, договорившись со своим работодателем. В этом случае, нужно писать заявление на отпуск. Оно будет являться оправдательной бумагой отсутствия работника на рабочем месте. Особенно если работник просит работодателя об административном отпуске, то есть неоплачиваемом.

Заявление является не обязательным, но необходимым документом. Если не написать заявление на отпуск (в том случае, если он не совпадает с графиком или работник берёт несколько дней за свой счёт по уважительной причине), то работодатель может заявить, что работник самостоятельно покинул рабочее место, и его необходимо уволить за прогул. Поэтому устные договоренности не приветствуются.

Источник: https://abn62.ru/prikaz-grafik-otpuskov/

Составление графика отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется каждому работнику в обязательном порядке. Причем данное обязательство ложится на нанимателя вне зависимости от его желания. Раз в год человек должен отдыхать, он имеет право также разделить предоставленный период на несколько частей.

Действующее законодательство позволяет также по желанию самого работника взять вместо отпускных дней денежную компенсацию, но не чаще чем один раз в два года.

То есть один год можно компенсировать время, а во второй придется в любом случае отдыхать. Отпускной период выдается человеку на восстановление своих физических дел, а также на осуществление иных планов.

В организациях работает от нескольких десятков до нескольких тысяч человек, и каждый из них желает самостоятельно определиться со временем, которое ему было бы удобно взять для отпуска. По этому поводу на многих предприятиях разыгрываются нешуточные баталии.

График отпусков решает данную проблему, заранее планируя отдых для каждого сотрудника на весь год.

В крупных организациях при заполнении графика отпусков ориентируются зачастую именно на производственную необходимость, но никак на пожелания самих работников. Составление графика отпусков — это обязанность работодателя, она должна выполняться в указанные сроки.

Срок составления графика

Трудовое законодательство Российской Федерации устанавливает обязательность ежегодного ведения графика отпусков по установленной форме. Такой порядок определен в ТК РФ,  статьей 123.

По установленным правилам порядок составления графика отпусков подлежит четкому исполнению. Данный факт отражен в статье 123, и обязует подчиняться ему обе стороны трудовых взаимоотношений как нанятого работника, так и самого нанимателя. Конечно, большая часть ответственности лежит на работодателе. Именно наниматель обязан знать законодательную составляющую и в соответствии с ней:

1. Соблюдать сроки, в которые составляется график отпусков.
2. Использовать унифицированную форму Т 7 для написания графика отпусков.
3. Вносить данные в графике отпусков в соответствии с достигнутой договоренностью между работником, начальником и профсоюзом предприятия.
4. Давать возможность внести изменения в график отпусков.
5. Своевременно уведомлять сотрудников о начале отпуска по графику.
6. Принимая от сотрудников заявление на отпуск.
7. Издавать приказы.
8. Вносить отметки во всю сопутствующую документацию.

На нанимателе лежит огромная ответственность, и даже такой небольшой учетный участок, как утверждение графика отпусков в организации, требует серьезной подготовки.

График отпусков утверждается обязательно заранее на следующий год. В Трудовом кодексе указано, что ежегодное утверждение должно проводиться не позднее чем за 15 календарных дней до начала нового года, то есть 1 января. Следует понимать, что прежде чем утвердить графики отпусков необходимо их предварительно составить.

А составление занимает немало времени, особенно если организация большая. Каждый отдельный участок составляет свой график отпусков по установленной форме, затем эти бланки формируются в общий свод. Каждый такой бланк подписывается начальниками участков и профсоюзными деятелями.

После общей комплектации график отпусков отдается на рассмотрение директору. Директор рассматривает поданный документ и просит откорректировать отдельные моменты или оставляет его без изменений. После подписи директора издается приказ на утверждение графика отпусков.

Ввиду того что документ составляется в несколько этапов, его написание необходимо начинать заранее.

Срок разработки напрямую зависит от численности штата конкретной организации, и чем она больше, тем больше времени может понадобиться на оформление графика отпусков.

Какие данные вносятся в график?

График отпусков составляется на узаконенном бланке. Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ еще в 2004 году. Называется утвержденная форма график отпусков Т 7. Именно бланк Т 7 используется повсеместно при составлении таблиц отпускных периодов на будущий год.

График отпусков пишется по установленным правилам составления. Чтобы правильно заполнять обязательный отпускной график необходимо придерживаться такого порядка:

1. В первой колонке будет проставляться название структурного подразделения, к которому относится тот или иной сотрудник.
2. После пишется должность работающего. Название должности должно полностью соответствовать написанному в трудовом договоре сотрудника.
3. Далее следует поименный список из всех сотрудников, которые работают постоянно, сезонно, временно или по совместительству. Указываются все работающие, с которыми заключены срочные или бессрочные договора.
4. Следующая колонка содержит информацию о табельном номере человека, который был присвоен ему при приеме на работу.
5. В последующем разделе указывается положенное количество дней отпускного периода на следующий год. Должен быть учтен весь объем отдыха, предусмотренного по трудовому соглашению, который должен быть выдан  в течение года. Сюда войдет и  основной и дополнительный период. Следует не забыть о тех днях, которые были не отгуляны в прошлом периоде, они также плюсуются к общему количеству дней на предстоящий календарный год. Обычно данная колонка содержит несколько включенных в нее строк. Первая строка — это общее количество дней отпуска по графику. В последующих строках прописывают разделенные части отдыха, и даты их начала. По закону каждый сотрудник имеет право разделить свой отпускной период на несколько составляющих частей. Главное, чтобы одна из этих частей, а вернее первая, была не меньше 14 дней. Поэтому если человек планирует разделить положенное ему время отдыха он должен это заранее предусмотреть и утвердить.
6. Далее в график отпусков вносятся собственно сами даты начала отдыха. То есть напротив каждой части отпускного периода проставляется день, месяц и год, когда он начнется.
7. Седьмая колонка призвана отражать фактическую дату взятия отпускного времени. Ведь планы могут меняться как по желанию самого работника, так и по производственной необходимости. Поэтому не всегда, получается, отгулять согласно графику. Очень часто от сотрудников поступают заявления на отпуск с просьбой о переносе ранее утвержденной даты. Переносить отпускной период можно, потребуется лишь согласование с руководством организации.
8. В восьмой колонке обязательно вносится отметка об основании для перенесения запланированных дней. Как уже говорилось, это должно быть заявление на отпуск от сотрудника или распоряжение руководства фирмы.
9. Последующий отдел несет информацию о запланированной дате перенесенного отдыха.
10. Ну и последняя графа по установившимся правилам называется «примечание», в нее при необходимости вносят сведения, не запланированные в шаблоне.

Бланк графика отпусков подписывается и утверждается в установленном порядке.

Порядок утверждения графика

Утверждается график отпусков по нормам, прописанным в статье 123 ТК РФ.

Чтобы документ мог утверждать директор фирмы, как последняя главная инстанция, перед изданием приказа об утверждении графика отпусков, следует пройти несколько предварительных этапов.

Пошаговое подписание графика отпусков обязательно должно быть выполнено в следующем порядке:

1. Бланк составляется на каждом отдельном участке. При его составлении согласование сроков и времени выхода проводится как горизонтально между сотрудниками, так и вертикально с учетом мнения начальника участка.
2. Затем заполненный образец отдается в отдел кадров, где кадровик сличает указанную информацию и просматривает правильность составления бланка. Кадровый работник должен подтвердить, что бланк заполнен с соблюдением всех норм. Начальник отдела кадров ставит под документом свою подпись.
3. После этого следует сделать согласование с профсоюзным комитетом, действующим в организации. Данная мера призвана защитить права работников, если при внесении данных их мнение не было учтено или зафиксировано несоблюдение законодательных норм. Для этого работник должен предварительно уведомить профсоюз о своем несогласии с указанными периодами.
4. Если все предварительные ступени успешно пройдены, то документ успешно отправляется на стол директору фирмы. Именно руководитель организации является утверждающей стороной. Его роль неноминальная, он может корректировать ранее внесенные сведения и вновь отправлять его на пересмотр.
5. После полученного согласия директора с установленной очередностью издается приказ на утверждение графика отпусков. Он является завершающей стадией при создании обязательного бланка отпускных периодов.

После того как приказ о графике отпусков издан всех работников целесообразно ознакомить с утвержденной версией бланка. Сделать это лучше под роспись. Для письменного ознакомления можно в бланк внести дополнительную графу или распечатать отдельно листы с пофамильно указанными сотрудниками. В таком документе нужен обязательно столбец для личной подписи и для проставления даты ознакомления.

Внесение изменений в график

Внесение изменений в уже составленный документ неизбежно. Ведь в течение года кто-то увольняется, другие, наоборот, принимаются на работу. Есть и такие работники, которые по особым причинам или без наличия таковых решили перенести свой отпускной период на другую дату.

Принимаемых сотрудников необязательно вносить в бланк ведь они могут взять дни отдыха не раньше, чем отработают полгода. И возможно, что их период припадет уже на другой год. Бывают и исключения из правил, например, совместители могут взять дни отдыха раньше, если в это время у них преподает основной отпускной период на основном рабочем месте.

К исключениям относят и женщин, которые планируют выйти в отпуск по беременности и родам, им тоже предоставляется отдых до истечения первого рабочего полугодия.

Все изменения вносятся в соответствии с принятыми от сотрудников  заявлениями на отпуск или изданном распоряжении руководства. Если инициатива исходит от наемного лица, то он обязан написать заявление с указанием сведений о причине переноса и желаемых датах нового периода.

Документ согласовывается с непосредственным руководителем, отделом кадров и директором организации. Если никаких препятствий для переноса нет, то в бланк Т 7 вносятся изменения. Приказ об изменении графика отпусков издается после того как директор подписывает заявление на перенос.

Вносить изменения нужно заранее. Для этого есть установленные сроки, в течение которых составляется заявление и вносится изменение в график. Данная мера позволяет бухгалтерии вовремя произвести соответствующие начисления и выплатить компенсационные суммы в указанные по закону сроки. Ведь нарушение сроков выплаты грозит работодателю немалыми штрафными санкциями.

Ответственность за отсутствие графика

Наниматель должен знать:

• как составить бланк Т 7;
• как правильно заполнить все графы;
• как перенести отпуск;
• как составить извещение работнику о начале его отдыха, и в какие сроки это необходимо сделать;
• а также, как и сколько хранятся бланки прошлых лет.

Все эти пункты имеют определяющее значение, а малейшее их несоблюдение ведет к ответственности работодателя. Важно не только до середины декабря текущего года утвердить документ, но и своевременно производить уведомление работников об отпуске.

По трудовым нормам оповещение работнику выдается за две недели до начала отпускного периода. Если таковые сроки не были соблюдены, то сотрудник имеет право отказаться от запланированного отдыха и перенести его на другое время.

Если несвоевременно будут начислены и выплачены отпускные деньги, то работодателю грозит штраф.

При отсутствии утвержденного на год графика отпускных периодов по форме Т 7 нанимателю грозит:

1. Наложение штрафов на саму фирму в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
2. Присуждение штрафных сумм должностным лицам, выявленных как виновные в данном нарушении. Обычно это сам директор фирмы и начальник отдела кадров. Им грозит штраф от одной до пяти тысяч рублей.
3. Индивидуальным предпринимателям выносятся иные штрафные санкции – от 1 до 5 тысяч рублей.

Указанные суммы прописаны в КоАП РФ в статье 5.27.

Образцы документов

График отпусков (образец)

Приказ о составлении графика ежегодных отпусков

Источник: http://ZnatokTruda.ru/otpusk/grafik/

Как правильно внести изменения в график отпусков?

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.

С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

К таким категориям работников относятся:

• сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
• работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
• совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
• работники, не достигшие 18 лет;
• почётные доноры;
• супруги военнослужащих;
• чернобыльцы.

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

документа

График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7.

Структура формы Т-7:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
4. Таблица.

Таблица содержит десять граф:

• в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
• в следующей графе указывается должность сотрудника;
• в третьей указываются Ф. И. О. работника;
• табельные номера, если приняты на предприятии;
• в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
• в шестой указывается запланированная дата отпуска;
• в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
• восьмая и девятая для внесения изменений;
• в десятой указываются примечания.

Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.

Если график составляется не по форме, в нём обязательно отражаются:

1. список всех сотрудников предприятия;
2. для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
3. даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
4. в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
5. можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».

Сроки

Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.

После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.

Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.

Изменения в графике

Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска, он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.

В графике по форме Т-7 вносятся следующие изменения:

• в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
• в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
• в девятую графу вносится новая дата;
• в десятой графе можно указать примечания.

Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график, в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.

Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление. При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания. После его издания вносятся изменения.

График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/grafik-otpuskov-vnesenie-izmenenij.html