Как записывают в личную карточку работника отпуск

Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.

Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

• читает и переводит со словарем;
• читает и может объясняться;
• владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате Совета Обороны РФ;
• в Администрации Президента РФ;
• в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
• либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Бланк формы Т-2

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2

Личная карточка работника: образец 2019 | как оформить

Личная карточка — хит кадрового делопроизводства, обманчиво простой документ, к которому тем не менее возникает больше всего вопросов у ГИТ. Читайте о том, как ее оформить правильно, скачайте образец

Что содержит личная карточка Т-2

Личная карточка работника по форме Т-2 заполняется кадровиком на каждого работника в организации. В нее вписывается информация о гражданине, отсортированная по 11 разделам – от общих сведений до оснований расторжения контракта.

Карточка объединяет в себе массив значимых данных: квалификацию сотрудника, его образование, воинский статус, квалификацию, контакты ближайших родственников и др. Таким образом, она — удобный унифицированный инструмент для сбора персональной информации. Не забудьте, с 1 июля 2018 года ввели новый ГОСТ. Читайте о том, что поправить во всех кадровых документах, скачайте удобную шпаргалку.

Можно ли обойтись без личной карточки

Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» однозначно устанавливает необходимость карточек. Обойтись без них не может ни одно предприятие, независимо от формы собственности.

Это требование распространяется на штат полностью, включая внешних совместителей и занятых по срочным договорам. Индивидуальные предприниматели могут не заполнять карточки, но в практике обычно и они это делают.

Документы для заполнения

Строгих требований к срокам заполнения карты нет, но мы советуем оформить ее, как только подписан приказ о приеме на работу. Потребуются личные документы сотрудника:

• Паспорт (или другое удостоверение. Иностранные подданные также предоставляют вид на жительство и т.д.),
• Трудовая книжка. Если ее еще нет, то она заводится при найме.
• Военный билет. Это требование распространяется только на мужчин.
• Документы об образовании, квалификации и т.д. Если работа подразумевает

специальные навыки и компетенции – то об образовании в этой сфере.

• СНИЛС.
• Прочие документы при их наличии: медкнижка, водительские права и т.д.

Требовать с сотрудника можно только те документы, о которых идет речь в ст. 65 ТК. Следовательно, настаивать на наличии, например, характеристики или свидетельства о присвоении ИНН, нельзя. Часть сведений не переписывается из документов, а вносится под диктовку сотрудника, следовательно, его присутствие при первичном заполнении обязательно.

Скачать образец >>>

Порядок заполнения личной карточки

Актуальный образец карточки дается в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004. Часто спрашивают, надо ли переделывать карточки, если они были оформлены давно, по ранее действующим правилам.

Мнения проверяющих инспекторов расходятся. Некоторые считают нужным переоформить, другие советуют оставлять как есть.

Мы рекомендуем обратиться в территориальный ГИТ с официальным письменным запросом и на основании его планировать работу с документами.

► Как организовать работу с персональными данными, чтобы было удобно вам и безопасно для компании

Ответственность за корректное оформление возложена на кадрового специалиста, эту обязанность запрещено делегировать работнику. Заполняет только сам кадровик, а сотрудник расписывается, подтверждая информацию.Подпись требуется:

• при начальном заполнении,
• изменении в служебной деятельности, которое вносится в трудовую книжку. Например, повышении в должности или переводе.
• коррекции ошибок и внесении новой информации. Переписать заново можно, если кадровик ошибся при самом первом заполнении. Помарки и неточности, допущенные позднее, исправляются в этом же экземпляре.
• уходе с работы.

Излишне упоминать, что записи выполняются четко, без помарок. Те, которые не изменятся в будущем, пишутся шариковой ручкой, остальные – карандашом. При увольнении карандашные пометки заменяются на сделанные ручкой.

Если у работника изменились персональные данные, семейное положение, состояние здоровья или социальный статус, он должен сообщить вам об этом. За изменениями в жизни сотрудника вы следить не обязаны.

Даже если они могут повлиять на трудовые отношения, объем гарантий и содержание кадровых документов. Вы не отвечаете за то, что не предоставили сотруднику гарантии, если не знали,что они необходимы.

Ошибка зачеркивается чертой, рядом пишется правильная информация и пометка «Исправлено» с датой правки и подписями кадровика и работника. Никакие «корректоры» не используются. Недопустимо удалять разделы, даже если они остаются незаполненными. Возможно добавление строк либо вложенных листов.

Если нужная информация отсутствует либо ответ отрицательный, оставляется пустое место. Прочерк и «нет» писать нельзя. Часть сведений идут сразу в 2 поля – текстовое и кодовое. Используются классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Запрещены знаки«:», «=», «/».

Кодирование осталось со времен, когда современные программы кадрового учета еще не имели столь массового распространения. Можно оставить графы для кодов незаполненными, но удалять сам реквизит нельзя. Надо внимательно следить, чтобы сведения в текстовом поле не «заходили» на кодовое — иначе карточка будет испорчена.

Заполнение “шапки”

Заголовочная часть документа, иначе называемая «шапкой», создается так. Сначала идет информация о предприятии:

• Точное полное название. Если имеется официальное сокращение, оно пишется в скобках.
• ОКПО.

Код по ОКУД – 0301002. Затем идут личные данные работника.

• Дата заполнения – например, 15.08.2019.
• Табельный номер.
• ИНН и СНИЛС. Если их номера неизвестны – допустимо вписать позднее. Утерянный СНИЛС восстанавливается через кадровый отдел.

• Буква, с которой начинается фамилия.
• Характер работы  – пишется кратко «постоянно» или «временно», иные подробности не нужны.
• Вид работы – выбирается основная либо по совместительству.
• Пол. Тут можно ставить код либо указать традиционные «М» иди «Ж».

Общие сведения

В правом углу пишутся реквизиты контракта. Далее перечисляются:

• ФИО. Целесообразно предусмотреть вероятную смену данных в будущем (например, присвоение новой фамилии в браке) и оставить место у правого края.
• Дата и место рождения. Дата в текстовом поле прописью, в кодовом – цифрами. Можно использовать общепринятые сокращения формата «поселок городского типа» — «пгт» и т.д. Код ставится по ОКАТО.
• Гражданство. Второе, если о нем известно, пишется в скобках. Например, «гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Венгрии) (двойное гражданство)». При найме иностранца пишут так: «Иностранный гражданин (Сербии)». Ставится код по ОКИН.

Знание иностранного языка по ОКИН шифруется так: сначала сам язык, пробел, одна из 3 степеней владения. Поскольку это невозможно подтвердить достоверно, запись делается со слов.

При проставлении кодов следует учитывать, что коды присвоены не только степеням знания иностранного языка, но и самим иностранным языкам, например: английский язык имеет код «014», французский – «213», итальянский – «070», немецкий – «135». Сначала проставляется код иностранного языка, а затем – после разделения несколькими пробелами – степень знания языка.

Образование ОКИН указывается двузначным кодом. Фиксируется только по представленным документам. Особенно это важно, если указывается неполное высшее – для этого необходимо пройти больше половины курса и иметь соответствующую справку или свидетельство. Запись лучше максимально сместить влево, чтобы иметь возможность потом дополнять ее.

В табличную часть вносится название учебного учреждения (можно использовать сокращения), наименование полученного документа, присвоенная квалификация и год окончания. Указываются реквизиты диплома (свидетельства). Вторая табличная часть заполняется сведениями о послевузовском образовании. Профессия вписывается согласно документам и полученной квалификации, кодируется по ОКПДТР.

Отдельно расскажем, как записывать стаж. В форме Т-2 указываются несколько видов стажа — общий (считается календарно по трудовой книжке), непрерывный (можно не заполнять), дающий право на выслугу и льготный.

Исчисление производится согласно Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 No192п.

Если трудоустройство первое в жизни, стаж отмечается нулями.

Семейный статус

Код по ОКИН «Состояние в браке» представлен на рисунке:

• Состав семьи указывается со слов. Записываются ФИО и год рождения, степень родства.
• Паспортные данные — номер и серия, название выдавшего его учреждения.
• Адрес места жительства: регистрация и фактическое проживание (включая почтовые индексы), телефон.

Сведения о воинском учете

Форма Т-2 для воинского учета остается пустой, если сотрудник – не военнообязанный. Потребуются военный билет для пребывающих в запасе либо удостоверение призывника.

Порядок внесения информации о службе в армии дается в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утв. постановлением Госкомстата России от 5 .01.2004 г. No1).

Для вашего удобства мы подготовили таблицу, как правильно заполнить этот раздел.

Скачать таблицу >>>

Раздел заверяется подписями кадровика и владельца.

Разделы I и II личной карточки работника заполняются на момент его приема на работу. После внесения информации вторая страница подписывается кадровиком (с указанием наименования должности и расшифровки подписи).  Сотрудник проставляет подпись и дату ознакомления со сделанными записями.

Прием на работу и переводы

В разделе III личной карточки дублируются записи в трудовой книжке. Сведения в оба документа вносятся на основании распоряжений о приеме на работу и переводах. Указываются: дата начала работы, структурное подразделение, должность, ставка или оклад, реквизиты распоряжения (дата и номер).

Запись удостоверяется подписью сотрудника. Временные переводы и изменение зарплаты в любую сторону фиксировать не надо. В разделе обязательно указываются основания каждой записи – дата и номер приказа (распоряжения). Сведения должны вноситься без сокращений.

С каждой вносимой в этот раздел записью работник должен быть ознакомлен под роспись.

Аттестация

Раздел заполняется, если во время работы в организации человек проходил аттестацию. Фиксируется принятое решение комиссии — соответствие должности и реквизиты приказа. Если комиссия дала какие-либо рекомендации (увеличить зарплату, направить на обучение) — их тоже можно указать.

Повышение квалификации

Оформляется аналогично предыдущей графе, с указанием реквизитов документа об обучении. Традиционно заносятся только длительные семинары и курсы — больше 100 часов. Краткосрочное обучение записывать нецелесообразно.

Профессиональная переподготовка

Разделы V и VI личной карточки работника предназначены для отражения сведений об изменениях профессионального статуса, происходящих за время работы.

На практике же кадровые специалисты обычно вносят сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке при приеме на работу на основании предоставленных документов.

А в дальнейшем дополняют эти записи на основании данных о повышении квалификации и профессиональной переподготовке в период работы.

Награды

В раздел VII вносятся сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях с указанием их наименования, а также название, дата и номер соответствующего документа.

Отпуска

Перечисляются все без исключения отпуска, полученные за время деятельности на предприятии. Отмечаются вид отпуска, продолжительность и временные рамки, номера и даты соответствующих приказов, частичная замена отдыха финансовой компенсацией.

Социальные льготы

Если гражданину положены льготы (например, за донорство крови или по инвалидности), он обязан предъявить документы-подтверждения. Кадровик вносит сведения, дополняя их отсылками к нормативным актам.

Дополнительные сведения

Раздел X личной карточки предназначен для полноты учета сведений о работнике. На практике в этот раздел вносится информация, которая не нашла отражения в других разделах, но по каким-то причинам важна для сторон трудового договора.

Увольнение работника

Этот раздел оформляется в последнюю очередь, когда уже выпущен приказ о расторжении договора. Обязательна идентичность формулировки причины увольнения во всех документах – приказе, личной карточке и трудовой книжке. Разночтения будут серьезной ошибкой.

Личная карточка «закрывается» подписями работника кадровой службы и работника.

Возможно ли вести в электронном виде

Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Для чего применяют личную карточку

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее код ОКПО.

Затем заполняется табличка:

• дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
• табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
• номер ИНН;
• номер СНИЛС;
• в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
• постоянный или временный характер работы;
• основная работа или по совместительству;
• пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

• дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
• структурное подразделение, где будет трудиться работник;
• должность (по штатному расписанию);
• оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
• номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
• личная виза работника (роспись).

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

• Ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Дополнительного отпуска.
• По уходу за ребенком.
• По беременности и родам.
• Ученическому отпуску.
• А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
• И.д.

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

• причина увольнения работника;
• номер и дата приказа об увольнении;
• дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/lichnaya-kartochka-rabotnika.html

Урок № 4. Как оформить работнику ежегодный отпуск

Всем, кто работает по трудовому договору, положен ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ). При этом не важно, является ли сотрудник основным или совместителем, работает по срочному или по бессрочному трудовому договору, имеет полную или частичную занятость.

Чтобы претендовать на ежегодный отпуск, сотрудник должен отработать в компании минимум полгода. Однако если работодатель не возражает, отдых может быть предоставлен и раньше (ч. вторая ст. 122 ТК РФ).

Чтобы оформить отпуск, нужно составить график отпусков, уведомить сотрудника об отпуске, подготовить приказ и заполнить личную карточку.

Составляем график отпусков

График отпусков является основным документом, в котором определяется, в какой очередности предоставляется отдых работникам (ч. первая ст. 123 ТК РФ). Его должны вести все работодатели кроме физических лиц (ст. 305 ТК РФ).

Вместе с тем Роструд рекомендует составить график отпусков предпринимателю, если он нанимает большое число сотрудников (письмо Роструда от 20 декабря 2011 г. № 3683-6-1). Документ разрабатывают в конце каждого года на будущий и утверждают ежегодно не позднее 17 декабря.

Если в компании есть профсоюзная организация, то в обязательном порядке нужно учесть ее мнение (ч. первая ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

В график отпусков включаются не только ежегодные отпуска, но и дополнительные.

Если у работника есть неиспользованные отпуска за предыдущие периоды, то работодатель также должен включить их в график либо предоставить их по соглашению с сотрудником (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0).

Хронология периодов при этом не важна. Вначале могут быть указаны неиспользованные отпуска за последние рабочие годы, затем – за более ранние периоды, и наоборот.

Не будет ошибкой, если работодатель внесет в график отпусков внешних совместителей. Однако для этого потребуется точная информация о датах отдыха этих сотрудников по основному месту работы.

Сведения можно узнать из справки от основного работодателя. Не забывайте, что отдых внешним совместителям должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. первая ст.

286 ТК РФ).

График отпусков необходимо составлять по унифицированной форме № Т-7 или иной, которая утверждена в организации (образец ниже).

В документе работодатель указывает полное и краткое наименование компании (1), данные о согласовании с профсоюзной организацией (при ее наличии) (2), номер документа (3), дату его составления (4) и год, на который он разрабатывается (5).

Руководитель организации, утвердивший график, ставит свою подпись с расшифровкой (6), указывает дату утверждения документа (7).

Также в графике уточняют структурное подразделение (8), должность работника (9), его фамилию, имя и отчество (10), табельный номер (11), количество календарных дней отпуска (12), а также запланированную (13) и фактическую (14) даты отдыха.

При перенесении отпуска указывают документ-основание (15), дату предполагаемого отпуска (16) и причину перенесения (17). Один из самых важных реквизитов – сведения об ознакомлении работника с графиком (18).

Как правило, документ подписывает руководитель кадровой службы (19).

 

После того как график утвержден, с ним необходимо ознакомить под роспись всех работников (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Если ваша форма предусматривает соответствующую графу, то сотрудники смогут поставить подписи прямо в документе. В противном случае можно использовать лист ознакомления с графиком отпусков.

Уведомляем сотрудника об отпуске

Закон обязывает работодателя уведомлять каждого работника об отпуске не позднее чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ). При этом форма и порядок такого извещения не установлены. Если организация небольшая, то каждому работнику направляют уведомление в письменной форме.

Его составляют в произвольной форме, в нем указывают наименование организации, Ф.И.О. и должность работника, дату и место составления документа, продолжительность отпуска, дату его начала и день выхода на работу.

Документ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров), после чего работник делает отметку об ознакомлении, ставит свою подпись с расшифровкой и дату.

Если штат компании большой и направлять уведомления каждому сотруднику неудобно, то можно завести журнал извещения работников о датах начала отпусков. Некоторые поступают иначе: дополняют форму графика отпусков графой, в которой работники расписываются за уведомление о начале отпуска.

На практике нередко возникает вопрос, должен ли работник писать заявление о предоставлении отпуска. Ответ на него зависит от того, идет сотрудник в отпуск по графику или нет. В первом случае писать заявление не нужно. Во втором – заявление необходимо.

Оформляем приказ о предоставлении отпуска и заполняем личную карточку

Чтобы направить сотрудника в отпуск, работодатель должен подготовить соответствующий приказ. Его составляют по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а либо по иной, утвержденной в организации (образец ниже).

В приказе указывается наименование компании(20), номер (21) и дата его составления (22), фамилия, имя и отчество работника (23), его табельный номер (24), название структурного подразделения (25) и должности (26), период работы, за который предоставляется отпуск (27), количество дней основного отпуска (28), даты его начала и окончания (29), при наличии указывается вид иного отпуска (например, ежегодного дополнительного) (30), его длительность (31) и даты (32), суммарная продолжительность отдыха(33), и его период (34), подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица (35)и работника (36).

 

После оформления приказа работодатель должен внести сведения об отпуске в раздел VIII личной карточки работника формы № Т-2. В ней указываются вид отпуска, период работы, количество календарных дней основного ежегодного оплачиваемого отпуска, дата его начала и окончания, а также основание. С записями об отпуске в личной карточке работника знакомить не нужно.

Как известно, отпуск предоставляется сотрудникам ежегодно. При определении периода за основу берется рабочий, а не календарный год (ч. третья ст. 124 ТК РФ). Например, если сотрудник поступил на работу 18 мая 2015 года, то первый рабочий год начинается с этой даты и заканчивается 17 мая 2016 года.

Если работник не отдыхал несколько лет, то в интересах работодателя как можно раньше отправить его в отпуск. В этом случае в приказе нужно по отдельности указать все периоды, за которые он предоставляется (ч. четвертая ст. 124 ТК РФ, письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1921-6).

Многие ошибочно полагают, что неиспользованный отпуск можно компенсировать деньгами. Это не совсем так. Денежная компенсация возможна только в отношении той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).

За все неиспользованные отпуска компенсация выплачивается только при увольнении (ч. первая ст. 127 ТК РФ).

Закрепляем на практике

Заполните бланк приказа о предоставлении отпуска работнику унифицированной формы № Т-6, используя следующие условия.

Менеджер отдела продаж ООО «Незабудка» Гринев Анатолий Иванович (табельный номер 65) работает в организации с 28 марта 2012 года по настоящее время. По трудовому договору ему положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Дополнительные отпуска не предусмотрены.

За весь период работы Гринев ходил в отпуск один раз: с 1 по 28 февраля 2013 года. В следующий раз сотрудник должен был идти в отпуск 3 февраля 2014 года, но работодатель перенес его на следующий год в связи с производственной необходимостью.

В 2015 году по графику отпусков Гриневу полагается ежегодный отпуск 28 календарных дней с 5 мая по 1 июня 2015 года.

Нормативная база

Документ Поможет вам

Части первая, вторая ст. 123 ТК РФ	Узнать, как часто составляют и в какой срок утверждают график отпусков
Часть третья ст. 123 ТК РФ	Уточнить срок уведомления работника о начале отпуска
Статья 124 ТК РФ	Понять, в каких случаях и в каком порядке можно оформить перенос отпуска на другой срок

Источник: http://www.kadrovik-plyus.ru/publ/uroki/uroki/urok_4_kak_oformit_rabotniku_ezhegodnyj_otpusk/6-1-0-277